Ejendomsselskabet holder styr på projekter og administration med iBinder

Lilium Fastigheter er et familieejet ejendomsselskab med hovedkvarter i Sundsvall og med aktiviteter primært i Nordsverige. Lilium gennemfører mange bygge- og administrationsprojekter samtidig, og iBinder har i den forbindelse vist sig at være uvurderlig. Lilium sparer en masse tid og reducerer risikoen for dyre misforståelser og forsinkelser ved altid at have fuldstændig styr på al dokumentation og kommunikation i forbindelse med projekter og administration.

Jacob Börjesson arbejder som byggeprojektleder i Lilium. Han er en erfaren iBinder-bruger, og da han i gennemsnit styrer ti projekter samtidig, kan værdien af at kunne holde styr på alle informationer på samme portal næppe overvurderes. Ringbind og fanesystemer gør det intuitivt og nemt at oprette en struktur til informationerne, der passer til Liliums behov og Jacobs måde at arbejde på, selvom det drejer sig om forskellige ejendomme og byggepladser.

- Den største fordel er at have al dokumentation og kommunikation samlet på ét sted. Det sparer mig en masse tid som projektleder, og jeg forstår ikke, hvordan man tidligere kunne holde styr på så mange projekter samtidig. Vi har jo både store projekter, der forløber over en længere periode, og mindre tilpasninger, der måske varer tre måneder. De giver alle forskellige udfordringer, man hurtigt skal kunne sætte sig ind i.

Lilium har i alt over 250 ringbind og mere end 100 personer, der samarbejder via dem. Derfor er tilgængelighed vigtig for Jacob. Det skal være nemt at få adgang til alle informationer, hvis man f.eks. skal finde et tidligere projekt eller bare en ældre version af en tegning.

- Du kan jo med det samme se, hvad det er for en type dokument, for du har alle byggedokumenter og alle revisioner liggende i iBinder. Vi har også tilpasset ringbind til virksomhedens skabeloner og strukturer, og jeg har endda oprettet mine egne skabeloner til almindelige projekttyper med mine egne faner og grundindstillinger.

Kommunikation og udveksling af informationer med alle projektdeltagere i realtid

At kunne sende beskeder, dele informationer og dokumenter og modtage kvitteringer i iBinder er noget, Jacob virkelig godt kan lide.

- Det er så praktisk at kunne finde en kvittering for noget, man har sendt ud, uden at skulle scrolle igennem hele indbakken. Hvis det drejer sig om vigtige beskeder til projektteamet, ved man, at de er modtaget. Inden et afsluttende eftersyn kan man f.eks. sige, at visse dokumenter skal ligge under en bestemt fane, så man kan kontrollere, at det hele er der. Derefter kan man dele eftersynsprotokollen med lejeren.

Mobil adgang via skyen

iBinder giver mulighed for at få adgang til alle informationer, også på en mobiltelefon eller tablet, og det er noget, Jacob ofte benytter sig af. Han behøver heller ikke at bekymre sig om, at noget forsvinder, for alt ligger i skyen.

- Det er perfekt at kunne bruge sin mobiltelefon eller tablet, når man sidder i et byggemøde og lige vil tjekke nogle detaljer. Tidligere var man jo nødt til at gemme alt på en lokal harddisk og holde styr på, hvor det var. Det kunne f.eks. være garantidokumenter til hvidevarer, som drifts- og vedligeholdelsesmedarbejdere skal have adgang til.

Enkel platform, der kræver minimal onboarding

Det meste i iBinder er meget let at forstå for en ny bruger, men Lilium har udnyttet muligheden for at tilbyde skræddersyet uddannelse.

- Ja, det drejer sig både om helt grundlæggende uddannelse i ringbind og organisationsformer og om mere avanceret uddannelse til dem, der har brug for det. Nogle er jo vant til andre systemer. Supporten er også meget hurtig og god, vi får normalt svar inden for et par timer.

Lilium videreudvikler samarbejdet

Jacob fortæller, at der gradvist bliver tilføjet flere brugergrupper som f.eks. teknikere og administratorer. Målet er at få uddannet hele virksomheden. Lilium vil også snart begynde at bruge funktionerne tjeklister og administration.

- Vi er i færd med at se på en samlet løsning, der kobler byggeprojekter og administration sammen. Det er vores mål at kunne føre et projekt gennem hele dets livscyklus uden en masse unødvendigt arbejde mellem faserne, slutter Jacob Börjesson.

Fakta om Lilium Fastigheter

• Familieejet ejendomsselskab
• Hovedkontoret ligger i Sundsvall
• Samlet areal til udlejning på ca. 325.700 kvadratmeter
• Porteføljen omfatter kontorer, butikker, industrilokaler og boliger med en ejendomsværdi på ca. 6 mia. svenske kroner. Lejeværdien beløber sig til ca. 410 millioner svenske kroner
• De igangværende projekter omfatter bl.a. udvidelse af en solcellepark i Boden og et større renoverings- og tilbygningsprojekt for Nordea i Sundsvall