Effektivisere byggeprocesser med fleksibel sagsstyring

Nye funktioner i sagsstyringen

Arbejd smartere med:

• Nye visninger – Liste, Kanban & Gantt
• Tilpassede arbejdsgange & felter
• Træk-og-slip, emojis & indbyggede instruktioner
• Hurtig filtilknytning, startdato & forbedret Excel-import

Hurtigere. Tydeligere. Mere fleksibelt end nogensinde.

Hvad er sagsstyring?

Rikard: Sagsstyring i iBinder er en funktion, der bruges til at organisere og følge op på opgaver, som er tidsbestemte og har en ansvarlig bruger tildelt. En sag fungerer som en primær informationsbærer og kan vises i forskellige visninger afhængigt af anvendelsen.

Johan: Takket være systemets fleksibilitet kan sagsstyring bruges til alt fra opgavestyring til tjeklister. Funktionen gør det også muligt at tildele sager til projektdeltagere og giver et klart overblik over alle igangværende sager i et projekt.

Hvorfor gør vi dette i iBinder?

Rikard: Formålet med at kombinere dokumenthåndtering og sagsstyring i én platform er at mindske risikoen for informationstab og øge gennemsigtigheden i projekterne. Når al information er samlet ét sted, bliver det nemt at følge status på sager og se, hvordan de hænger sammen. Når alle brugere har adgang til den samme opdaterede information og dokumentversioner, kan beslutninger træffes på det rette grundlag og på det rette tidspunkt.

At sagsstatus opdateres i realtid giver et fælles og aktuelt overblik, hvilket styrker samarbejdet i projekterne.

Johan: iBinders løsning gør det også muligt for vores kunder at skabe en tydelig og effektiv struktur for forskellige arbejdsgange. I stedet for at stole på manuelle værktøjer som Excel-filer, får brugerne en tilpasset funktionalitet, som giver bedre overblik, kontrol og sporbarhed i arbejdet.

Hvad skal man bruge funktionen til?

Rikard: Den største fordel er det forbedrede samarbejde. Alle involverede kan se og arbejde med de samme dokumenter og sager i realtid, hvilket øger effektiviteten markant. Den visuelle tavle kan bruges før, under og efter møder og giver alle et fælles billede af situationen. Det reducerer risikoen for misforståelser og sikrer, at vigtige opgaver ikke falder mellem to stole.

Johan: Funktionen gør det også muligt at tildele aktuelle sager i for eksempel et byggeprojekt, hvor hver projektdeltager nemt kan se sit ansvar. Kommunikation og opfølgning sker direkte i den enkelte sag, hvilket eliminerer behovet for eksterne kommunikation, f.eks. email, til sagsrelateret dialog.

Hvorfor er iBinders sagsstyring bedre end Excel, tjeklister eller lignende værktøjer?

• Ingen risiko for versionsproblemer: Alt sker i realtid i et fælles digitalt miljø – alle ser den samme opdaterede information.
• Automatiske notifikationer: Når en sag tildeles eller omfordeles, modtager den ansvarlige en e-mail. Det sikrer, at ingen opgaver glemmes, og at kommunikationen er tydelig og sporbar.
• Bedre struktur og overblik: I modsætning til Excel, som hurtigt bliver rodet og svært at navigere i, giver iBinders brugerflade et klart overblik over igangværende sager og ansvarlige ser hurtigt, hvad der forventes af dem.
• Fleksibel håndtering af flere processer: Flere parallelle arbejdsgange kan drives i samme projektmappe, organiseret i forskellige faner med tilpassede adgangsrettigheder. Det skaber tydelighed og sikkerhed – ingen får adgang til information, de ikke bør se.

Hvad er forskellen på tjekliste og sagsstyring?

Tjekliste og sagsstyring er to forudindstillede arbejdsgange i iBinder. De bygger på samme funktionalitet, men er tilpasset forskellige typer opgaver.

Forskellen ligger primært i statusniveauerne. En tjekliste har tre trin: Skal udføres, Igangværende og Færdig – det passer til enklere opgaver uden behov for godkendelse. I sagsstyring er der fire trin: Til evaluering, Udføres, Til gennemgang og Godkendt – en proces, som giver mere kontrol, når opgaver skal vurderes og godkendes, før de afsluttes. Alle statusser vises som kolonner i et kanban-board, hvor sager nemt kan flyttes mellem trin.

Begge arbejdsgange bruger kategorier til at sortere og filtrere sager. Kategorierne kan indtastes som fritekst eller vælges fra foruddefinerede lister, hvilket gør det nemt at tilpasse strukturen efter projektets behov.

Hvordan tilpasses sagsstyringen?

Rikard: Det er let at tilpasse iBinders sagsstyring til jeres arbejdsmetode. Du kan oprette så mange arbejdsgange, du har brug for, og kombinere dem frit i organisationens forskellige mapper. Hver arbejdsgang kan tilpasses med egne statusniveauer, som du navngiver og bestemmer antallet af. Du styrer også, hvilke felter der skal indgå – for eksempel fritekstfelter, dato, brugere eller foruddefinerede drop-down lister.

Johan: På den måde kan informationen matche præcist det behov, projektet har. Tilpasningen foretages via proces-skabeloner i organisationsmappen. Med disse skabeloner bestemmer du, hvilken type data en sag skal indeholde, hvilke felter der er obligatoriske, og hvilke statusser der skal bruges – både i antal og navngivning. Det skaber en tydelig og ensartet arbejdsgang, som fungerer uanset projektets størrelse eller kompleksitet.

Konkrete anvendelsesområder

Planlægning af byggepladsen
Sikre tydeligt ansvar og klarhed i udførelsen

Johan: Med sagsstyring kan du planlægge og organisere byggepladsen på en struktureret måde. Begynd med at definere, hvad der skal gøres, ved at oprette sager og kategorisere dem efter type, område eller ansvar. Derefter tildeles hver sag til den rette person med tydelige start- og slutdatoer. Det giver overblik, ansvarsfordeling og en tydelig tidsplan for gennemførelse.

Afvigelseshåndtering
Dokumentér, følg op og forebyg byggefejl

Johan: Hver fejl eller afvigelse kan registreres som en selvstændig sag. Du tildeler sagen til den ansvarlige og kan angive, hvor stor indflydelse fejlen har på tidsplanen. Ved at angive start- og slutdatoer får du en tydelig tidslinje, der viser, hvornår fejlen er rapporteret, og hvornår den forventes udbedret. Det giver struktur i opfølgningen og bidrager til at forhindre gentagelser.

Kan jeg vedhæfte eksterne filer, arbejde med flere faner og filtrere information?

Johan: Ja. Du kan vedhæfte både eksterne filer og dokumenter, der allerede findes i projektet. Det er også muligt at arbejde med flere faner i samme projekt, hvilket gør det nemt at strukturere forskellige arbejdsgange. Derudover kan du filtrere information efter for eksempel status, ansvarlig, kategori eller dato – uanset hvilken visning du bruger.