Sådan skriver du et vindende tilbud - vejledning

Omkring 30 % af alle offentlige udbud angår bygge- og anlægsarbejder, og mange er meget skabelonbaserede med minimale muligheder for kreativitet i tilbuddet. Der gennemføres hvert år tusindvis af udbud i iBinder, og der findes en række områder, som succesrige tilbudsgivere fokuserer på – vi har samlet de 7 bedste tips.

Lad os begynde med begyndelsen – hvad er et udbud egentlig? Et udbud er en proces, hvor en organisation, ofte en offentlig myndighed eller virksomhed, indkøber varer, tjenester eller byggeentrepriser hos eksterne leverandører. Formålet er at få den bedst mulige kvalitet til den rigtige pris ud fra forudbestemte krav. Det er i den offentlige sektor en særlig vigtig mekanisme, der skal sikre retfærdighed og åbenhed samt forhindre korruption. Det handler trods alt om offentlige midler og om at støtte fri konkurrence. Private virksomheder benytter lignende metoder for at få mest mulig valuta for pengene.

Tilbud er skriftlige tilbud fra leverandører, som reagerer på en invitation til at afgive tilbud. Et tilbud indeholder oplysninger om, hvordan leverandøren har tænkt sig at opfylde kravene. Tilbuddene bruges til at vælge den bedst egnede leverandør med hensyn til pris, kvalitet og andre relevante faktorer.

Nu til tippene:

1.     Forstå processerne og kravene

Det er vigtigt at forstå både processer og krav, og her er der store forskelle på den offentlige og den private sektor. En af de vigtigste forskelle er, at der i offentlige udbud normalt stilles krav, der skal opfyldes, for at et tilbud overhovedet kan komme i betragtning, såkaldte "skal-krav". I forbindelse med offentlige udbud er der også meget begrænsede muligheder for efterfølgende rettelser, præciseringer og tilføjelser. Desuden er der normalt kontraktstrukturer og -processer, som de udbudsgivende offentlige myndigheder har pligt til at bruge. De er ikke obligatoriske i den private sektor, men kan alligevel være et godt udgangspunkt. Bed om uddybning i god tid, hvis kravene er diffuse eller vanskelige at forstå.

2.     Planlæg arbejdet

Du er som leverandør nødt til at gennemgå din organisations eller virksomheds forudsætninger. Er der ressourcer og tid til at skrive et tilbud, som har en reel chance for at vinde udbuddet? Vær opmærksom på:

• Hvilke tjenester der anmodes om, og om din organisation eller virksomhed har de rigtige ressourcer til at deltage i udbuddet
• Hvilke medarbejdere der har kompetencerne og tiden til at arbejde med udbuddet
• Vigtige datoer i forbindelse med planlægningen af tilbudsgivningen – og tid til at stille spørgsmål og få svar
• Er der særlige brancheforhold, regler, udfordringer eller muligheder?

3.     Dokumenthåndtering

Et tilbud skal være præcist. Overhold den struktur, der er angivet af den udbudsgivende organisation, og forbered de nødvendige dokumenter. Sørg for, at dit tilbud klart viser, at det opfylder alle de obligatoriske krav. Hvis et skal-krav ikke er opfyldt, kan tilbuddet uden videre afvises. Det vil være en god hjælp at samle dokumenterne i et branchetilpasset dokumenthåndteringssystem, hvor man også kan oprette tjeklister til alle, der er involveret i tilbudsgivningen, og holde styr på deadlines. Det kan også være nyttigt at samle referencer og specifikationer, så de kan genbruges i andre udbud. Det kan spare en masse tid.

4.     Gør tilbuddet kortfattet, let at læse og relevant

Husk, at tilbuddet (endnu da) skal vurderes af et menneske. Brug struktur, sidenummerering og resuméer, hvor det kan være en hjælp for læseren – det hjælper alt sammen og giver et godt indtryk. Skriv letlæseligt, men i det sprog, der anvendes i branchen. Sørg for, at de referenceprojekter, du henviser til, virkelig er aktuelle, og påpeg, hvorfor de er relevante for netop dette projekt. Hvis du har projektdeltagernes CV'er, så fortæl, hvordan deres erfaringer vil være en fordel i det aktuelle projekt. Sidst, men ikke mindst: undgå at bruge den samme ordlyd som i udbudsmaterialet. Korrekturlæs dine dokumenter – stavefejl og forkerte referencer giver et amatøragtigt indtryk.

5.     Hold øje med konkurrenterne, og fremhæv dine fordele

Det kan have afgørende betydning for tilbudsgiveren at forstå, hvilke andre virksomheder der kan være relevante for en bestemt opgave. Du kan oprette et "konkurrencekort" og finde ud af, hvor det er mest effektivt at arbejde i forhold til det aktuelle konkurrenceniveau. Måske er der geografiske regioner (f.eks. i resten af EU), hvor konkurrencen er lavere, men hvor du alligevel kan vinde opgaver. Er en konkurrent allerede involveret i projekter for den udbudsgivende organisation? Hvis der er stor konkurrence i forbindelse med et udbud, er det som altid i konkurrenceanalyser vigtigt at se på din virksomheds styrker og sørge for at fremhæve dem.

6.     Fokusér på kvalitet og bæredygtighed

Det er ikke altid det billigste tilbud, der vinder. Kvalitet, erfaring og evne til at holde det, man lover, er ofte lige så vigtigt, om ikke vigtigere. Sørg for, at dit tilbud afspejler dette. Der stilles krav til mange udbudsgivende myndigheder, organisationer og virksomheder om at arbejde bæredygtigt. Det kan også påvirke finansieringen af projekterne. Sørg derfor for at fremhæve kvaliteten af dit arbejde og de miljøcertificeringer og bæredygtige processer, I bruger i projekterne. Hvis du har en miljøcertificering, så beskriv konkret, hvordan den vil blive anvendt i projektet – f.eks. ved brug af bæredygtige byggemetoder, genanvendte materialer eller andre grønne initiativer. Det kan veje tungere end lav pris, stor leveringskapacitet og antallet af gennemførte opgaver.

7.     Lær af tidligere erfaringer

Alle udbud giver mulighed for at lære. Hvis du ikke vinder, så bed om feedback. Du har i forbindelse med mange offentlige udbud ret til at se det vindende tilbud. Brug denne feedback og disse oplysninger til at forbedre dine fremtidige tilbud. Du bør også foretage en analyse, hvis du vinder, så du kan skabe en fremtidig vinderstrategi.

Det kræver omhyggelig planlægning, forberedelse og strategi at vinde både offentlige og private udbud. Hvis du følger disse råd og tilpasser dem til dine konkrete behov og omstændigheder, kan du øge chancerne for at få store kontrakter og fremme din virksomheds vækst og succes.