"Vi sparer både tid og ressourcer"

Arkitektbureauet Alex Poulsen Arkitekter (APA) tager udgangspunkt i den nordiske arkitekturtradition, hvor funktion, kvalitet og rum er grundparametre. Laura Eglite arbejder som byggeleder, og hun beskriver APA som en arbejdsplads, man ikke har lyst til at forlade, men da hun begyndte for over seks år siden, var arbejdet langt mindre struktureret. Der manglede en platform til informations- og dokumenthåndtering i forbindelse med bestillere, udbud og udførelse. Det blev der lavet om på med iBinder.

Arkitektbureauet Alex Poulsen Arkitekter arbejder inden for et bredt spektrum af nybyggeri og renovering. Der er fokus på at identificere et projekts unikke karakter og med det udgangspunkt at sikre byggeriets æstetik, logistik, sikkerhed og tryghed. Bureauet blev etableret i 1944 og har været en tilbagevendende partner og rådgiver for en lang række offentlige og private institutioner, men trods succesen manglede der en praktisk arbejdsmetode. Fysiske udbud tog for lang tid og kostede for mange ressourcer i det daglige arbejde.

• "Det var meget upraktisk. Vi brugte primært e-mail og en del WeTransfer til at sende større filer. Jeg sendte udbudsmateriale med posten og senere dukkede alle personligt op med en stak papirer. Jeg måtte hurtigt gennemgå tilbuddene og selv lave et resumé", fortæller Laura.

Løsningen blev en mere effektiv dokumenthåndtering

Løsningen kom, da nogle af Lauras kolleger, der tidligere havde brugt iBinder, foreslog hende at teste den praktiske løsning til dokumenthåndtering. APA indgik en aftale, og det har nu i fire år været en naturlig del af arbejdsprocessen. Laura beskriver, hvordan de takket være iBinder sparer både tid og energi og har fået større fokus på bæredygtighed.

• "Vi bruger iBinder til alle vores sager. Alt er meget mere automatiseret takket være det. Det tager kun tre klik at lave et hurtigt udbudsresumé, så vores entreprenører kan få et foreløbigt resultat. Entreprenørerne behøver heller ikke længere være fysisk til stede ved et udbud, og jeg kan sidde i ro og mag og vurdere de tilbud, der kommer ind. iBinder har virkelig gjort min hverdag nemmere."

Et praktisk værktøj, som alle parter har adgang til

Når et projekt skal godkendes af en bestiller, opretter Laura et projektringbind, som alle parter har adgang til. På den måde har alle adgang til de samme informationer og kan lave noter og kommentarer, alle kan se. Når udbuddene ligger i iBinder, kan de hurtigt og nemt modtage input fra de involverede arkitekter og ingeniører. I projektets forskellige ringbind samles alle filer, som automatisk opdateres for alle involverede. I modsætning til tidligere, hvor de kunne komme til at blande modtagne e-mails sammen, behøver de ikke længere være bekymret for at overse noget. Alle modtagne informationer er synlige for alle involverede og opdateres automatisk.

• "Jeg har sparet både tid og ressourcer ved at gå fra fysiske udbud, mail og Wetransfer til iBinder. Nu har jeg altid adgang til materialet, når jeg er på fysiske byggepladser. Vores bygherrer er også lettede over, at det er nemt at få adgang til dokumenter og filer. Det er så smart at have en form for base, alle har adgang til hele tiden", slutter Laura Eglite.