Effektiviserte byggeprosesser med fleksibel oppgavehåndtering

Nye funksjoner i oppgavehåndtering

Jobb smartere med:

• Nye visningsvalg – Liste, Kanban & Gantt
• Tilpassede arbeidsflyter & felt
• Drag & Drop, emojier & innebygde instruksjoner
• Rask filtilkobling, startdato & forbedret Excel-import 

Raskere. Tydeligere. Mer fleksibelt enn noen gang. 

Hva er sakshåndtering oppgavehåndtering?  

Rikard: Oppgavehåndtering i iBinder er en funksjon som brukes for å organisere og følge opp oppgaver som er tidsbundet og har en ansvarlig bruker tildelt. En oppgave fungerer som en primær informasjonsbærer og kan vises i ulike visninger avhengig av bruksområde.

Johan: Takket være systemets fleksibilitet kan oppgavehåndtering brukes til alt fra arbeidsoppgaver til sjekklister. Funksjonen gjør det også mulig å tildele gjøremål til prosjektmedlemmer og gir en tydelig oversikt over alle pågående saker i et prosjekt. 

Hvorfor gjør vi dette i iBinder? 

Rikard: Hensikten med å kombinere dokumenthåndtering og oppgavehåndtering i én plattform er å redusere risikoen for informasjonsbortfall og øke transparensen i prosjektene. Når all informasjon er samlet på ett sted, er det enkelt å følge status på saker og se hvordan de henger sammen. Når alle brukere har tilgang til samme oppdaterte informasjon og dokumentversjoner, kan beslutninger tas på riktig grunnlag og til rett tid. 
At saksstatus oppdateres i sanntid gir en felles og oppdatert oversikt over nåsituasjonen, noe som styrker samarbeidet i prosjektene.

Johan: iBinders løsning gjør det også mulig for kundene våre å skape en tydelig og effektiv struktur for ulike arbeidsflyter. I stedet for å stole på manuelle verktøy som Excel-filer, får brukerne en tilpasset funksjonalitet som gir bedre oversikt, kontroll og sporbarhet i arbeidet. 

Hva brukes funksjonen til? 

Rikard: Den største fordelen er forbedret samarbeid. Alle involverte kan se og jobbe med samme dokumenter og saker i sanntid, noe som øker effektiviteten betraktelig. Den visuelle tavlen kan brukes før, under og etter møter, og gir alle et felles bilde av status. Det reduserer risikoen for misforståelser og sikrer at viktige oppgaver ikke faller mellom stolene mellom møtene.

Johan: Funksjonen gjør det også mulig å tildele aktuelle saker i for eksempel et byggeprosjekt, der hver deltaker enkelt kan se sitt ansvar. Kommunikasjon og oppfølging skjer direkte i den enkelte saken, noe som eliminerer behovet for eksterne verktøy som e-post til saksrelatert dialog. 

Hvorfor er iBinders sakshåndtering bedre enn Excel, sjekklister eller lignende verktøy? 

• Ingen risiko for versjonsproblemer: Alt skjer i sanntid i et felles digitalt miljø – alle ser samme oppdaterte informasjon, alltid.
• Automatiske varslinger: Når en sak tildeles eller omfordeles, får den ansvarlige en e-post. Det sikrer at ingen oppgaver glemmes og at kommunikasjonen er tydelig og sporbar.
• Bedre struktur og oversikt: I motsetning til Excel, som lett blir uoversiktlig, gir iBinders grensesnitt en tydelig oversikt over pågående saker. Ansvarlige ser raskt hva som forventes av dem.
• Fleksibel håndtering av flere prosesser: Flere parallelle arbeidsflyter kan drives i samme prosjektmappe, organisert i ulike faner med tilpassede tilgangsnivåer. Det skaper tydelighet og sikkerhet – ingen får tilgang til informasjon de ikke skal se. 

Hva er forskjellen på sjekkliste og sakshåndtering? 

Sjekkliste og sakshåndtering er to forhåndsinnstilte arbeidsflyter i iBinder. De bygger på samme funksjonalitet, men er tilpasset ulike typer oppgaver.

Forskjellen ligger i statusene. I en sjekkliste er det tre steg: Å gjøre, Pågår og Fullført – dette passer enklere oppgaver uten behov for vurdering. Sakshåndtering har fire steg: Vurder, Å gjøre, Til vurdering og Godkjent – en flyt som gir mer kontroll når oppgaver må gjennomgås og godkjennes før de avsluttes. Alle statuser vises som kolonner i en kanban-tavle, der saker enkelt kan flyttes mellom trinn.

Begge arbeidsflyter bruker kategorier for å sortere og filtrere saker. Kategoriene kan skrives inn som fritekst eller velges fra forhåndsdefinerte lister, noe som gjør det enkelt å tilpasse strukturen etter prosjektets behov. 

Hvordan tilpasser jeg sakshåndteringen? 

Rikard: Det er enkelt å tilpasse iBinders sakshåndtering etter deres arbeidsmåte. Du kan opprette så mange arbeidsflyter du trenger og kombinere dem fritt i organisasjonens ulike mapper. Hver flyt kan skreddersys med egne statusnivåer, som du navngir og bestemmer antallet på. Du styrer også hvilke felt som skal inngå – for eksempel fritekstfelt, dato, brukere eller forhåndsdefinerte flervalgslister.

Johan: På den måten kan informasjonen samsvare nøyaktig med prosjektets behov. Tilpasningen gjøres ofte gjennom prosessmaler i organisasjonsmappen. Med disse malene bestemmer du hvilke typer data en sak skal inneholde, hvilke felt som er obligatoriske og hvilke statusnivåer som skal brukes – både i antall og navn. Det skaper en tydelig og konsekvent arbeidsform som fungerer uansett prosjektstørrelse eller kompleksitet. 

Konkrete bruksområder 

Arbeidsplassplanlegging 
Sikre tydelig ansvar og utførelse

Johan:
Med sakshåndtering kan du planlegge og organisere arbeidsplassen strukturert. Start med å definere hva som skal gjøres ved å opprette saker og kategorisere dem etter type, område eller ansvar. Deretter tildeles hver sak til riktig person, med tydelige start- og sluttdatoer. Det gir oversikt, ansvarliggjøring og en tydelig tidsplan for gjennomføringen. 

Avvikshåndtering 
Dokumentere, følge opp og forebygge feil i byggeprosjekt

Johan:
Hver feil eller avvik kan registreres som en egen sak. Du tildeler den til ansvarlig person og kan angi hvor stor innvirkning feilen har på tidsplanen. Ved å sette start- og sluttdatoer får du en tydelig tidslinje som viser når feilen ble rapportert og når den skal være utbedret. Det gir struktur til oppfølgingen og bidrar til å forebygge lignende feil i fremtiden. 

Kan jeg legge ved eksterne filer, bruke flere faner og filtrere informasjon? 

Johan: Ja. Du kan legge ved både eksterne filer og dokumenter som allerede finnes i prosjektmappen. Det er også mulig å arbeide med flere faner i samme prosjekt, noe som gjør det enkelt å strukturere ulike arbeidsflyter. Du kan dessuten filtrere informasjon etter for eksempel status, ansvarlig, kategori eller dato – uansett hvilken visning du bruker.