Vanliga misstag i upphandling – och hur du undviker dem
Upphandlingar i byggprojekt är ofta komplexa, med många aktörer, dokument och beslut. Men många av problemen uppstår långt innan anbuden ens börjar komma in.
När upphandlingar börjar fel
Ett av de vanligaste misstagen är att upphandlingen startar utan en tydlig behovsbild.
Många vet inte riktigt vad de är ute efter när de går ut i en upphandling. Det leder till otydliga krav och en process som blir svår att hantera,” säger Mikael Ahxner, upphandlingschef på iBinder Group.
När kraven inte speglar de faktiska behoven blir processen snabbt mer komplex än nödvändigt. Det skapar osäkerhet, fler frågor och i förlängningen sämre anbud.
För stort fokus på pris
Hur anbud utvärderas är en annan avgörande faktor. I många fall väger pris tyngre än kvalitet.
I Sverige väger priset ofta väldigt tungt, vilket gör att man riskerar att välja leverantörer som inte är bäst lämpade,” säger Mikael Ahxner.
Det kan fungera kortsiktigt, men leder ofta till problem längre fram, när leveransen inte håller rätt nivå eller kräver mer resurser än planerat.
Brist på struktur kostar tid och kvalitet
Många upphandlingar hanteras fortfarande via mejl, mappar och olika dokumentversioner. Det gör det svårt att skapa överblick och leder ofta till onödigt dubbelarbete, missförstånd och fel.
När informationen är utspridd blir processen mer tidskrävande än den behöver vara, samtidigt som risken ökar för att något faller mellan stolarna.
Utan struktur och tydliga mallar behöver man i princip uppfinna hjulet på nytt varje gång,” säger Johan Eriksson, customer success manager på iBinder.
När upphandlingen i stället samlas i en gemensam struktur förändras förutsättningarna. Alla arbetar i samma miljö, med rätt information på rätt plats, vilket gör det enklare att följa processen, hantera frågor och fatta välgrundade beslut.
Resultatet blir en mer effektiv process, färre fel och tryggare projekt.
Börja enkelt – men börja
Att förbättra sin upphandling handlar sällan om stora förändringar från start. Ofta räcker det att införa tydligare struktur, gemensamma mallar och ett mer enhetligt arbetssätt.
Det skapar snabbt bättre överblick, minskar risken för fel och gör arbetet mer förutsägbart.
Johan Eriksson
Customer Success Manager
Mikael Ahxner
Ansvarig upphandlingar
Vill du ta nästa steg?
Ladda ner vår guide och få konkreta tips på hur du skapar struktur och kontroll i upphandling – från behovsanalys och kravställning till hantering av frågor, versioner och uppföljning.