"Vi sparer både tid og ressurser"

Arkitektkontoret Alex Poulsen Arkitekter tar utgangspunkt i den nordiske arkitekturtradisjonen der funksjon, kvalitet og rom er grunnparametre. Laura Eglite arbeider som byggeleder og beskriver APA som en arbeidsplass man aldri vil forlate, men da hun startet for over seks år siden, var arbeidet atskillig mindre strukturert. Det manglet et system for håndtering av dokumenter og informasjon om bestillere, anbud og utførelse. Løsningen var iBinder.

Arkitektkontoret Alex Poulsen Arkitekter arbeider innen et bredt spekter av nybygg- og renoveringsprosjekter. Fokuset er å identifisere et prosjekts unike karakter og på grunnlag av det sikre byggets estetikk, logistikk, sikkerhet og trygghet. Designstudioet ble etablert i 1944 og har vært en tilbakevendende partner og rådgiver for et stort antall offentlige og private institusjoner, men til tross for suksessen manglet de en praktisk måte å arbeide på. Fysiske anbud opptok for mye tid og ressurser i den daglige virksomheten. 

Det var svært upraktisk. Vi brukte hovedsakelig e-post og en del WeTransfer for å sende større filer. Jeg sendte anbud med post, og deretter dukket alle opp fysisk med en bunke papirer. Jeg måtte gå gjennom tilbudene raskt og lage et sammendrag selv, forteller Laura. 

Mer effektiv dokumenthåndtering ble løsningen

Løsningen kom da noen av Lauras kolleger som tidligere hadde brukt iBinder, foreslo å teste den praktiske dokumenthåndteringsløsningen. APA inngikk en avtale, og løsningen har i fire år vært en selvfølgelig del av arbeidsprosessen. Laura forteller at de ved hjelp av iBinder sparer både tid og energi, og at de har fått økt fokus på bærekraft.

Vi bruker iBinder til alle saker. Løsningen gjør at alt er så mye mer automatisert. Det tar tre klikk å lage et raskt sammendrag av et anbud, slik at entreprenørene kan få et foreløpig svar om resultatet. Entreprenørene trenger heller ikke å være fysisk til stede ved et anbud lenger, og jeg kan sitte i ro og mak og gjennomgå tilbudene som kommer inn. iBinder har virkelig gjort hverdagen min lettere. 

Et effektivt verktøy som alle parter har tilgang til

Når et prosjekt skal godkjennes av en bestiller, oppretter Laura en prosjektmappe som alle parter har tilgang til – på den måten har alle tilgang til den samme informasjonen og kan legge inn notater og kommentarer som alle kan se. Ved å ha anbudene i iBinder kan de raskt og effektivt motta innspill fra berørte arkitekter og ingeniører. I de forskjellige mappene i prosjektet samler de filer som oppdateres automatisk for alle involverte. Til forskjell fra før da det kunne bli rot med e-postmeldingene som kom inn, trenger de ikke lenger å være redde for å overse noe – all informasjon som kommer inn, vises for alle berørte og oppdateres automatisk. 

Å bytte fra fysiske anbud, mail og WeTransfer til iBinder har gjort at jeg sparer både tid og ressurser. Nå har jeg alltid tilgang til materialet når jeg er på fysiske byggeplasser. De som bygger for oss, er også lettet over at det er så enkelt å få tilgang til dokumenter og filer. Det er utrolig bra å ha en slags base som alle hele tiden har tilgang til, avslutter Laura Eglite.