Nes kommunes prosjektledelse ble mer effektiv med hjelp av iBinder

Med sine 20 000 innbyggere ligger Nes kommune et steinkast utenfor hovedstaden. Et rolig sted for familier, lokalbefolkning og mindre bedrifter. Med økende priser i Oslo og Viken har kommunen gjort en stor investering i både å etablere nye private boligområder og åpne for at næringsvirksomhet kan flytte dit. Takket være iBinder har kommunen nå effektivisert sin drift, arbeidsflyt og fremtidig jevn vekst.

Som prosjektleder for vann og avløp i Nes kommune har Ali Reza Heidari en travel hverdag med drift og vedlikehold av over 800 kilometer vann- og avløpsledninger med 72 pumpestasjoner rundt i kommunen. Vi møtte Heidari under en utbedringsjobb i Humleveien på Oppåkermoen, hvor han sammen med et team av underleverandører oppdaterer overvannsrørene til fellesskapet.

"Som i alle andre prosjekter så møter vi utfordringer, og dette prosjektet er ikke et unntak. Utfordringene vi har møtt i dette prosjektet er jo at det er krevende grunnforhold i området. Vi må til tider bruke spunt og grøftekasser for å klare å legge nye rør, og i forbindelse med dette har vi hatt stor fokus på HMS til mannskapene våre ute. Det er også utfordringer ved at det er trangt i området og vi må samtidig drive med trafikkavvikling og koordinering mot 110-sentralen og brannvesenet."

Tilgang til all informasjon, når den faktisk er nødvendig
Med en kritisk oppgave som å oppdatere overvannsledningen, kreves det ikke bare at vedlikeholdsarbeidet går feilfritt og er effektivt — det er også avgjørende at Heidari har rask tilgang og oversikt over prosjektet med oppdaterte plantegninger, forsvarlig kommunikasjon mellom innleide konsulenter, logistikk mellom leverandører og at kommunikasjon med berørte i området fungerer knirkefritt og effektivt, uansett om han er på stedet eller på farten.

"Når vi er ute på anleggsplassen så pleier vi å ha tett dialog med arbeiderne som er på plass. Vi jobber med å løse problemer og utfordringer de har og finner løsninger sammen. Her kommer iBinder til god nytte, da vi laster opp bilder, dokumentasjon og informasjon slik at alle involverte i prosjektet har samme data og kan være oppdaterte til enhver tid. Det vi liker med iBinder er at programmet har et oversiktlig og brukervennlig design som er lett å navigere. I tillegg har alle brukere tilgang til all informasjon til enhver tid, uavhengig av hvor du er."

Samlet kontroll gir mer effektive prosjekter
For Heidari handler det ofte om å styre flere pågående prosjekter samtidig, men fortsatt være tilgjengelig og forberedt på potensielle komplikasjoner. Tidligere har det vært utfordringer med dokumentasjon og arkivering på ulike lagringsplasser, som for eksempel på USB-minnepinner eller i fysiske permer, som enkelt kan bli glemt igjen på kontor eller på anleggsplass. Med iBinder har kommunen nå kontroll over alle sine prosesser; fra planlegging, kommunikasjon, utførelse og sluttdokumentasjon.

"Alt gikk via e-post og andre kanaler som førte til en del misforståelser mellom partene. Vi hadde lite kontroll på hvem som hadde ansvaret for at gjeldene tegninger ble brukt, og det var krevende å samle inn informasjon. Etter at vi startet med iBinder kunne vi alltid laste all dokumentasjon direkte opp i skyen — noe som førte til at vi hadde mye bedre oversikt over oppdatert og riktig data. Fordelen for oss med dette er at programvaren leder til mye mer effektive prosjekter, som igjen fører til at vi kan utføre flere oppgaver samtidig."

En plattform for alle faser
Å ha en digital plattform som er enkel å navigere i, uansett om du er ny eller fast bruker, men samtidig så solid at den kan utelukke papirversjoner og epost-tråder har vært avgjørende for Nes kommunes vellykkede digitalisering. Med iBinders enkle grensesnitt og muligheten til å samle all dokumentasjon på ett sted, har kommunen ikke bare effektivisert prosjektene, de har også hevet kvaliteten på utførelsen, sier Heidari:

"Nå bruker vi iBinder i alle faser av et prosjekt — det vil si i planleggingsfasen, anbudsfasen og utførelsesfasen. Det vi liker med iBinder er at programmet har et oversiktlig og brukervennlig design som er lett å navigere. I tillegg har alle brukere tilgang til all informasjon til enhver tid, uavhenging av hvor du er. Dette bruker vi til å kommunisere med våre konsulenter og entreprenører. Vi bruker også programmet til å håndtere endringsmeldinger, svare på tekniske avklaringer, ha oversikt over økonomien på prosjektet og ikke minst innhente sluttdokumentasjon på kvaliteten av prosjektet."