Slik skriver du vinnende tilbud – en veiledning

Rundt 30 % av alle offentlige anbud gjelder bygg- og anleggsarbeid, og mange anbud bygger på stramme maler som gir minimalt med rom for kreativitet i tilbudene. I iBinder gjennomføres det tusenvis av anbud hvert år, og det er noen områder som vellykkede tilbudsgivere fokuserer spesielt på – vi har samlet de 7 beste tipsene her.

La oss starte i riktig ende – hva er egentlig et anbud? Anbud er en prosess der en organisasjon, ofte en offentlig myndighet eller virksomhet, anskaffer varer, tjenester eller byggentrepriser fra eksterne leverandører. Formålet er å få best mulig kvalitet til rett pris, basert på forhåndsbestemte krav. Anbud er spesielt viktige i offentlig sektor for å sikre rettferdighet og åpenhet og forhindre korrupsjon. Det dreier seg tross alt om offentlige midler og å støtte fri konkurranse. Private foretak benytter lignende metoder for å få mest mulig valuta for pengene.

Tilbud er skriftlige bud fra leverandører som svar på en anbudsinvitasjon, og inneholder detaljer om hvordan de oppfyller de stilte kravene. Tilbud benyttes for å velge den best egnede leverandøren med tanke på pris, kvalitet og andre relevante faktorer.

Nå til tipsene:

1.     Forstå prosessene og kravene

Det er viktig å forstå både prosesser og krav, og her er det store forskjeller mellom offentlig og privat sektor. En av de viktigste forskjellene er at det i offentlige anbud som oftest stilles krav som må oppfylles for at et tilbud i det hele tatt skal vurderes, såkalte skallkrav. I offentlige anbud er det også svært små muligheter til rettelser, presiseringer og tilføyelser i etterkant. I tillegg finnes det normalt avtalestrukturer og prosesser som anskaffende offentlige myndigheter er pålagt å følge, noe som ikke er påkrevd i privat sektor, men som likevel kan fungere som et godt utgangspunkt. Hvis kravene er diffuse eller vanskelige å forstå, sørg da for å be om klargjøring i god tid.

2.     Planlegg arbeidet

Som leverandør må du se på forutsetningene i din organisasjon eller virksomhet. Har dere ressurser og tid til å skrive et tilbud som har en reell sjanse til å vinne oppdraget? Tenk på følgende:

• Hvilke tjenester som etterspørres, og om dere har riktige ressurser for å delta i anbudet
• Hvilke medarbeidere som har kompetanse og tid til å jobbe med anbudet
• Viktige datoer for å planlegge tilbudet og rekke å stille spørsmål og få svar
• Finnes det spesielle bransjeforhold, regler, utfordringer eller muligheter?

3.     Dokumenthåndtering

Et tilbud skal være presist. Følg strukturen som er angitt i anbudet, og klargjør nødvendige dokumenter. Sørg for at tilbudet tydelig viser at det oppfyller alle obligatoriske krav. Hvis et skallkrav ikke er oppfylt, kan tilbudet forkastes uten engang å bli vurdert. Det er en god idé å samle dokumentene i et bransjetilpasset dokumenthåndteringssystem der du også kan opprette sjekklister for de involverte i tilbudsskrivingen og holde oversikt over tidsfrister. Dessuten kan det være praktisk å ta vare på referanser og spesifikasjoner slik at de kan brukes på nytt i andre tilbud. Det kan spare mye tid.

4.     Gjør tilbudet konsist, lettlest og relevant

Husk at tilbudet (i hvert fall inntil videre) skal vurderes av et menneske. Struktur, sidenummerering, kortfattede sammendrag – alt hjelper og gir et godt inntrykk. Skriv lettlest, men med et bransjespråk. Kontroller at oppgitte referanseprosjekter faktisk er aktuelle, og spesifiser hvorfor de er relevante for nettopp dette prosjektet. Hvis du har prosjektdeltakernes CV-er, fortell hvordan deres erfaringer vil komme til nytte i det aktuelle prosjektet. Sist, men ikke minst, unngå å bruke samme formuleringer som i anbudsunderlaget. Korrekturles dokumentene – stavefeil og tvetydige referanser gir et amatørmessig inntrykk.

5.     Hold øye med konkurrentene, og fremhev dine fordeler

Det kan ha en avgjørende betydning for tilbudsgiveren å vite hvilke andre bedrifter som kan være aktuelle for et bestemt oppdrag. Bruk eventuelt et "konkurransekart" for å finne ut hvor det er mest effektivt å jobbe med tanke på konkurransenivået. Kanskje finnes det geografiske regioner (for eksempel i EU) der konkurransen er lavere og du har bedre sjanser til å vinne oppdrag. Er en konkurrent allerede involvert i prosjekter for den anskaffende organisasjonen? Hvis det er stor konkurranse om et anbud, er det som alltid i konkurranseanalyser viktig at du ser på de sterke sidene i din virksomhet og fremhever disse litt ekstra. 

6.     Fokuser på kvalitet og bærekraft

Det er ikke alltid det billigste tilbudet som vinner. Kvalitet, erfaring og evne til å innfri løfter er ofte like viktige, om ikke viktigere. La dette komme til uttrykk i tilbudet. Mange anskaffende myndigheter, organisasjoner og bedrifter er pålagt å jobbe bærekraftig. Dette kan også påvirke finansieringen av prosjekter. Fremhev derfor kvaliteten i arbeidet ditt og hvilke miljøsertifiseringer og bærekraftige prosesser din virksomhet benytter i prosjekter. Hvis virksomheten har en miljøsertifisering, beskriv spesifikt hvordan den vil bli brukt i prosjektet – for eksempel gjennom bærekraftige byggemetoder, resirkulerte materialer eller andre grønne tiltak. Dette kan veie tyngre enn laveste pris, høy leveringsevne eller antall gjennomførte oppdrag.

7.     Lær av tidligere erfaringer

Alle tilbud gir mulighet til å lære. Be om tilbakemelding hvis du ikke vinner. I mange offentlige anbud har du rett til å se det vinnende tilbudet. Bruk denne tilbakemeldingen og informasjonen til å forbedre dine fremtidige tilbud. Hvis du vinner, bør du også foreta en analyse for å kunne bygge opp en vinnerstrategi for fremtiden.

Det krever nøye planlegging, forberedelse og strategi å vinne anbudskontrakter, uansett om de er offentlige eller private. Ved å følge disse rådene og tilpasse dem dine spesifikke behov og omstendigheter kan du øke sjansene for å vinne store kontrakter og fremme vekst og suksess i virksomheten.