Kommunen som effektiviserade sin projektledning

Ett stenkast utanför Oslo ligger kommunen Nes med sina 20 000 invånare. Nes är en lugn plats för familjer, lokalbefolkning och mindre företag. Med stigande priser i Oslo och Viken har Nes kommun storsatsat på att både etablera nya privata bostadsområden, samt att öppna upp för verksamheter att flytta dit. Tack vare iBinder har kommunen nu effektiviserat sitt arbetsflöde för den framtida stadiga tillväxten.

Som projektledare för vatten och avlopp i Nes har Ali Reza Heidari en hektisk vardag. Drift och underhåll av över 800 kilometer vatten- och avloppsledningar, med 72 pumpstationer runt om i kommunen, ingår i Heidaris ansvarsområde. Vid ett avhjälpande arbete i Humleveien på Oppåkermoen ansvarar han tillsammans med ett team av underleverantörer för att uppdatera samhällets dagvattenledningar.

• "Som i alla projekt finns det även här många utmaningar. Det vi har ställts inför är de krävande markförhållandena i området. För att lyckas lägga nya rör här måste vi ibland använda pålar och dikesboxar. Det finns också utmaningar i och med att det är trångt i området, samtidigt som vi måste sköta trafiken och samordna med 110-centralen och brandförsvaret", berättar Ali Reza.

Tillgång till all information, oavsett var du befinner dig

Den kritiska uppgiften att uppdatera dagvattenledningen kräver inte bara att underhållsarbetet löper felfritt och effektivt — det är också avgörande att Ali Reza har snabb åtkomst till och överblick av projektet. Uppdaterade planritningar, logistik mellan leverantörer, ordentlig kommunikation mellan inhyrda konsulter och områdets berörda måste fungera smidigt och effektivt, oavsett om Ali Reza är på plats eller på resande fot.

• "När vi är ute på byggarbetsplatsen brukar vi ha tät dialog med de arbetare som finns på plats. Genom att hitta lösningar tillsammans jobbar vi för att få ordning på de problem och utmaningar som de har - det är här som iBinder kommer väl till pass. Vi laddar upp bilder, dokumentation och information så att alla inblandade i projektet har tillgång till samma data och ständigt kan uppdateras. Det vi gillar med iBinder är att programmet har en tydlig och användarvänlig design som är lätt att navigera i. Dessutom har alla användare tillgång till all information hela tiden, oavsett var du befinner dig", säger Ali Reza Heidari.

Övergripande kontroll leder till effektivare projekt

För Ali Reza handlar det ofta om att hantera flera pågående projekt samtidigt, men ändå vara tillgänglig och förberedd för eventuella komplikationer. Tidigare har det funnits utmaningar med dokumentation och arkivering på olika förvaringsplatser, till exempel USB-minnen eller fysiska pärmar som lätt glöms bort på en byggarbetsplats. Med iBinder har kommunen nu kontroll över alla sina processer; från planering och kommunikation till utförande och slutdokumentation.

• "Tidigare gick allt via e-post och andra kanaler, vilket ledde till en rad missförstånd mellan parterna. Vi hade väldigt lite kontroll över vem som var ansvarig för att de giltiga ritningarna användes och det var krävande att samla in information. Sedan vi börjat med iBinder kan vi alltid ladda upp all dokumentation direkt till molnet – vilket gjort att vi har en mycket bättre överblick och att all data är uppdaterad och korrekt. Mjukvarans fördel är att våra projekt blir mycket effektivare, vilket i sin tur gör att vi kan utföra flera uppgifter samtidigt", säger Ali Reza Heidari.

En plattform för projektets alla faser

En digital plattform som är lätt för både nya och etablerade användare att navigera i, har varit avgörande för Nes kommuns framgångsrika digitalisering. Samtidigt är iBinder så pass heltäckande att pappersversioner och e-posttrådar helt har kunnat uteslutas. Tack vare det enkla gränssnittet och möjligheten att samla all dokumentation på ett ställe har kommunen inte bara effektiviserat projekten, de har även höjt kvaliteten på utförandet, berättar Ali Reza Heidari som återigen understryker verktygets lättnavigerade design och fördelen med att alltid ha informationen tillgänglig.

• "Nu använder vi iBinder i projektets alla faser — det vill säga i planeringsfasen, anbudsfasen och genomförandefasen. Vi använder det både för att kommunicera med våra konsulter och entreprenörer, samt för att hantera ändringsmeddelanden, svara på tekniska förtydliganden, ha överblick över projektets ekonomi och inte minst skaffa slutlig dokumentation om projektets kvalitet", avslutar Ali Reza Heidari.