Hantera dokument
I det här avsnittet kan man läsa om allt som berör uppladdning och nedladdning av dokument i iBinder.
Läs om hur man laddar upp filer till iBinder.
Läs om hur hur man arbetar med versionser i iBinder.
Läs om hur man laddar hem dokument från iBinder till sin dator/enhet.
Läs om hur man kan redigera office-dokument direkt i iBinder.
Ändra information/metadata på dokument
Läs om hur man ändrar information/metadata i efterhand på en eller flera filer.
Läs om hur man kan kopiera eller flytta filer inom samma pärm eller mellan olika pärmar.
Ladda upp dokument
Instruktionsvideo:
Instruktion:
Klicka först på fliken/mappen där ni ska ladda upp era filer.
Klicka på ladda upp och gå sedan till den plats där filerna finns sparade.
Markera filen/filerna som ni ska ladda upp och klicka på öppna.
Nu kan man ange information/metadata på de filer man ska ladda upp. Om man väljer fler än en fil, kan man fylla i gruppinformation; det innebär att alla dokument, får just den informationen. Väljer man t.ex. status "Bygghandling" som gruppinformation, kommer alla filer man laddar upp vid det tillfället få den statusen.
Under filinformation, kan man ange information för enskilda filer. När man är klar klickar man på "Spara och minimera".
Nu är filerna uppladdade och man får även upp en ruta längst ner till höger som visar att det är klart.
Versionshantering/Revisioner
I iBinder är det enkelt att hitta den senaste versionen av en fil, detta tack vare den inbyggda versionshanteringen. När man laddar upp en fil som redan finns sparad, ser man i informationen/metadatakortet att detta är en ny version i fälten version och revisionsdatum. Versionshanteringen "känner av" detta på filens namn och filtyp. Därför ska man inte ändra filens namn lokalt innan man laddar upp den.
Det är alltid den senaste versionen som visas i filvyn, där ser man även vilken version det är och revisionsdatumet.
Genom att klicka på "pilen" till höger om versionsnumret så får man upp en snabblista med tidigare versioner. Finns det ingen "pil" så finns det inga bakomliggande versioner.
För att se mer information om tidigare versioner, klicka på tre prickarna till höger om filen och sedan på "Filinformation".
Klicka på "Versioner" för att se tidigare versioner av en fil. För att hantera versionen/filen, klicka på de tre prickarna eller pilen som finns till höger.
Ladda hem dokument
Instruktionsvideo:
Instruktion:
Det går att öppna dokument direkt i iBinder med det inbyggda tittskåpet/viewern.
Vill man hellre spara hem dokumenten på sin dator så går det också bra.
Ladda hem ett dokument i taget:
Klicka på "prickarna" till höger om filnamnet, välj sedan "Ladda ner fil":
Ladda hem flera dokument:
Bocka i rutan framför de dokument som man vill ladda hem och klicka sedan på "Ladda ned":
Ladda hem en hel flik:
För att ladda hem en hel flik eller underflik, klicka så här:
…eller så här:
Ladda hem en hel pärm:
Det går också att spara hem en hel pärm om man är administratör, klicka så här:
Välj sedan om alla versioner ska ingå, eller endast senaste versionen av varje dokument. Välj också om tomma flikar ska ingå. Klicka sedan på "Ladda ned". Systemet kommer nu att generera en ZIP-fil och en länk skapas för att spara hem innehållet; länken skickas till den e-post som man är inloggad med.
Redigera dokument online
Instruktionsvideo:
Instruktion:
Klicka på "prickarna" bredvid dokumentet som ska redigeras, klicka sedan på "Öppna i Word/Excel".
Nu kan en eller flera personer samtidigt arbeta i dokumentet. Dokumentet sparas automatiskt medans man arbetar i det. För att komma tillbaka till pärmen, klicka på "Sparat till iBinder", sedan "iBinder".
OBS! Det krävs en aktiv Office365-licens för att kunna använda online-redigering. Online-redigering är möjligt på Word-, Excel- samt Powerpoint-filer.
Ändra information/metadata på dokument
Instruktionsvideo:
Instruktion:
För att ändra information/metadata på enbart en fil, bocka då i rutan till vänster om filen och klicka sedan på "Redigera".
Nu kan man redigera uppgifterna/metadatan. Klicka på "Spara" längst ner till höger för att spara.
Vill man istället redigera metadata för flera filer samtidigt så gör man så här:
Bocka i filerna och klicka på "Redigera flera".
Om filerna, ska ändras med samma information så ändrar/lägger man till det under gruppinformation. T.ex. att alla filer ska ha status "Bygghandling", ändrar man till "Bygghandling" under gruppinformation. Man kan även scrolla ner och ändra varje fil för sig. När redigeringen är klar, klickar man på "Spara".
Flytta/Kopiera dokument
Instruktionsvideo:
Instruktion:
Öppna pärmen och fliken där filerna ligger som ni vill flytta eller kopiera.
Markera de filer som ni vill flytta/kopiera. Klicka på "Flytta" eller "Kopiera" i den ljusgrå listen.
Man kan flytta eller kopiera inom samma pärm, välj vilken flik filerna skall hamna i.
Det går också att flytta eller kopiera filer till en annan pärm.
Sök på pärmnamnet eller välj en pärm i listan.
Välj vilken flik filerna skall hamna i.
Klicka på "Spara".
Nu ha filerna blivit flyttade/kopierade.