Fastighetsbolaget håller ihop projekt och förvaltning med iBinder

Lilium Fastigheter är ett familjeägt fastighetsbolag med huvudkontor i Sundsvall och verksamhet framförallt i norra Sverige. Lilium har många bygg- och förvaltningsprojekt igång samtidigt, och där har iBinder har visat sig ovärderligt. Genom att alltid ha full koll på all dokumentation och kommunikation kring projekt och förvaltning spar Lilium mycket tid och minskar risken för dyrbara missförstånd och förseningar.

Jacob Börjesson arbetar som byggprojektledare på Lilium. Han är en van användare av iBinder och med i genomsnitt tio projekt igång samtidigt är värdet av att hålla ordning och reda på all information i samma portal är svårt att överskatta. Pärmar och fliksystem gör det intuitivt och enkelt att skapa en struktur på informationen som passar Liliums krav och Jacobs sätt att arbeta. Detta trots att det rör sig om olika fastigheter och byggarbetsplatser.

- De största fördelarna att ha all dokumentation och kommunikation på ett och samma ställe. Det sparar massor med tid för mig som projektledare och jag förstår inte hur man tidigare kunde hålla reda på så många projekt samtidigt. Vi har ju både stora projekt som löper över lång tid och mindre anpassningar på kanske tre månader. De har alla olika utmaningar som man snabbt måste kunna sätta sig in i.

Sammanlagt har Lilium över 250 pärmar och fler än 100 personer som samverkar i dem. För Jacob är därför tillgängligheten viktigt och det måste vara lätt att komma åt all information, exempelvis om man behöver hitta ett tidigare projekt eller bara en äldre version av en ritning.

- Du kan ju direkt se vilken sorts dokument det är, du har alla bygghandlingarna och alla revisioner direkt i iBinder. Vi har också anpassat pärmar efter företagets mallar och strukturer, och jag har även skapat egna mallar för vanliga typer av projekt med egna flikar och grundinställningar.

Kommunicera och dela information med alla projektmedlemmar i realtid

Att kunna skicka meddelanden, dela information och dokument och få kvittenser direkt i iBinder är något som Jacob verkligen gillar.

- Det är så smidigt att slippa scrolla igenom hela mailkorgen för att hitta en kvittens på något man skickat ut. Är det viktiga besked till projektteamet så vet man att det kommit fram. Inför exempelvis en slutbesiktning, kan man säga att vissa dokument ska ligga under en viss flik så man kan kolla att allting finns. Sedan kan man dela besiktningsprotokollet med hyresgästen.

Mobil åtkomst genom molnet

iBinder ger möjlighet att komma åt all information även i mobil eller surfplatta, och det är något Jacob utnyttjar ofta. Eftersom allt ligger i molnet behöver han inte heller oroa sig för att något försvinner.

- Det är perfekt att använda mobilen eller paddan när man är på ett byggmöte och vill kolla någon detalj. Tidigare var man ju tvungen att spara ner allt på en lokal hårddisk och hålla reda på var det låg. Till exempel garantihandlingar på vitvaror som de på drift och underhåll behöver komma åt.

Enkel plattform som kräver minimalt med onboarding

Det mesta i iBinder är väldigt lätt att förstå för en ny användare, men Lilium har utnyttjat möjligheten till skräddarsydda utbildningar.

- Ja, det är både ganska grundläggande utbildning om pärmar och organisationsformer och mer avancerade utbildningar för dem som behöver det. En del är ju vana vid andra system. Supporten är också väldigt snabb och bra, vi får oftast svar inom ett par timmar.

Lilium utvecklar samarbetet vidare

Jacob berättar att man successivt lägger till fler grupper av användare, som tekniker och förvaltare. Målet är att utbilda hela företaget. Snart kommer Lilium också börja använda funktionaliteten för checklistor och förvaltning.

- Vi håller på att titta på en helhetslösning som kopplar ihop byggprojekt och förvaltning. Vårt mål är att kunna ta ett projekt genom hela livscykeln utan massa onödigt arbete emellan faserna, avslutar Jacob Börjesson.

Fakta, Lilium Fastigheter

• Familjeägt fastighetsbolag
• Huvudkontoret ligger i Sundsvall
• Total uthyrningsbar yta om cirka 325 700 kvm
• Beståndet omfattar kontor, butiker, industrilokaler och bostäder till ett fastighetsvärde om cirka 6 miljarder svenska kronor. Hyresvärdet uppgår till cirka 410 miljoner kronor
• Bland aktuella projekt finns utbyggnad av en solcellspark i Boden och ett större om- och tillbyggnadsprojekt för Nordea i Sundsvall