Effektivare byggprocesser med flexibel ärendehantering

Nya funktioner i ärendehanteringen

• Nu kan du jobba smartare med:
• Nya vyer – Lista, Kanban & Gantt
• Anpassade arbetsflöden & fält
• Dra-och-släpp, emojis & inbyggda instruktioner
• Snabb filkoppling, startdatum & förbättrad Excel-import

Snabbare. Tydligare. Mer flexibelt än någonsin.

Vad är ärendehantering? 

Rikard: Ärendehantering i iBinder är en funktion som används för att organisera och följa upp uppgifter som är tidsbundna och har en ansvarig användare tilldelad. Ett ärende fungerar som en primär informationsbärare och kan visas i olika vyer beroende på användningsområde.  

Johan: Tack vare systemets flexibilitet kan ärendehantering användas för allt från uppgiftshantering till checklistor. Funktionen gör det även möjligt att tilldela ärenden till projektdeltagare och ger en tydlig överblick över samtliga pågående ärenden i ett projekt. 

Varför gör vi på iBinder det här? 

Rikard: Syftet med att kombinera dokumenthantering och ärendehantering i samma plattform är att minska risken för informationsförluster och öka transparensen i projekten. Genom att all information finns samlad på ett ställe blir det enkelt att följa status på ärenden och se hur de hänger ihop. När alla användare har tillgång till samma uppdaterade information och dokumentversioner kan beslut fattas på rätt grunder och i rätt tid. 

Att ärendestatus uppdateras i realtid ger en gemensam och aktuell överblick över nuläget, vilket stärker samarbetet i projekten. 

Johan: iBinders lösning gör det också möjligt för våra kunder att skapa en tydlig och effektiv struktur för olika arbetsflöden. Istället för att förlita sig på manuella verktyg som Excel-filer, får användarna en anpassad funktionalitet som ger bättre översikt, kontroll och spårbarhet i arbetet. 

Vad ska man använda det här till? Vad är syftet med funktionen? 

Rikard: Den största fördelen är det förbättrade samarbetet. Alla inblandade kan se och arbeta med samma dokument och ärenden i realtid, vilket markant ökar effektiviteten. Den visuella tavlan kan användas som underlag inför, under och efter möten, vilket ger alla en gemensam bild av nuläget. Det minskar risken för missförstånd och gör att viktiga uppgifter inte faller mellan stolarna mellan mötestillfällena. 

Johan: Funktionen gör det också möjligt att tilldela aktuella ärenden i exempelvis ett byggprojekt, där varje projektdeltagare enkelt kan se sitt ansvar. Kommunikation och uppföljning sker direkt i respektive ärende, vilket eliminerar behovet av externa verktyg som e-post för ärenderelaterad dialog. 

Varför är iBinders ärendehantering bättre än Excelfil, checklistor, eller liknande verktyg?  

• Ingen risk för versionsproblem: Eftersom allt sker i realtid i en gemensam digital miljö elimineras risken för att någon arbetar i fel dokumentversion eller redigerar fel rad. Alla ser samma uppdaterade information, alltid. 
• Automatiska notifieringar: När ett ärende tilldelas eller omfördelas får den ansvariga personen ett e-postmeddelande. Det säkerställer att inga uppgifter missas och att kommunikationen är tydlig och spårbar. 
• Bättre struktur och översikt: Till skillnad från Excel, som lätt blir rörigt och svårnavigerat, ger iBinders gränssnitt en tydlig översikt över pågående ärenden. Ansvariga personer ser snabbt vad som förväntas av dem. 
• Flexibel hantering av flera processer: Det går att driva flera parallella arbetsflöden i samma projektpärm, organiserade i olika flikar med skräddarsydda behörigheter. Det skapar tydlighet och säkerhet – ingen får tillgång till information de inte ska se. 

Vad är skillnaden på checklista och ärendehantering?

Checklista och ärendehantering är två förinställda arbetsflöden i iBinder. De bygger på samma funktionalitet, men är anpassade för olika typer av uppgifter.  

Skillnaden ligger framför allt i statuslägena. I en checklista finns tre steg: Att göra, Pågående och Klar. Det passar enklare uppgifter som inte kräver granskning. I ärendehantering finns fyra steg: Utvärdera, Att göra, För granskning och Godkänd – ett flöde som ger mer kontroll när uppgifter behöver bedömas och godkännas innan de avslutas. Alla statusar visas som kolumner i en kanban-tavla där ärenden enkelt kan flyttas mellan steg. 

Båda flödena använder kategorier för att sortera och filtrera ärenden. Kategorierna kan skrivas in som fritext eller väljas från fördefinierade listor. Det gör det enkelt att anpassa strukturen efter projektets behov. 

Hur anpassar jag ärendehanteringen efter mina behov? 

Rikard: Det är enkelt att anpassa iBinders ärendehantering utifrån hur ni arbetar. Du kan skapa så många arbetsflöden du behöver, och kombinera dem fritt i organisationens olika pärmar. Varje flöde kan skräddarsys med egna statuslägen, som du själv namnger och bestämmer antal på. Du styr också vilka fält som ska ingå i ett ärende – till exempel fritextfält, datum, användare eller fördefinierade flervalslistor. 

Johan: På så sätt kan informationen matcha exakt det behov som finns i projektet. Anpassningen görs ofta genom processmallar i organisationspärmen. Med dessa mallar bestämmer du vilken typ av data ett ärende ska innehålla, vilka fält som är obligatoriska att fylla i, och vilka statusar som ska användas – både till antal och benämning. Det gör att du kan skapa ett tydligt och konsekvent arbetssätt som fungerar oavsett projektstorlek eller komplexitet. 

Konkreta användningsområden

Arbetsplatsplanering
Säkerställa rätt ansvar och tydlighet i utförande

Johan:
Med hjälp av ärendehanteringen kan du planera och organisera arbetsplatsen på ett strukturerat sätt. Börja med att definiera vad som ska göras genom att skapa ärenden och kategorisera dem efter typ, område eller ansvar. Därefter tilldelas varje ärende till rätt person, med tydliga start- och slutdatum. Det skapar överblick, ansvarsfördelning och en tydlig tidsplan för genomförandet.

Avvikelsehantering
Dokumentera, följa upp och förebygga byggfel

Johan:
Varje fel eller avvikelse som uppstår kan registreras som ett eget ärende. Du tilldelar ärendet till den ansvariga och kan även ange hur stor påverkan felet har på tidplanen. Genom att sätta start- och slutdatum får du en tydlig tidslinje som visar när felen har rapporterats och när de förväntas vara åtgärdade. Det ger struktur i uppföljningen och bidrar till att liknande fel kan förebyggas i framtiden.

Kan jag bifoga externa filer, arbeta med flera flikar och filtrera information i ärendehanteringen?

Johan: Ja. Du kan bifoga både externa filer och dokument som redan finns i projektets pärm. Det är också möjligt att arbeta med flera flikar i samma projekt, vilket gör det lätt att strukturera olika arbetsflöden. Dessutom kan du filtrera information utifrån exempelvis status, ansvarig, kategori eller datum – oavsett vilket visningsläge du använder.