Så skriver du vinnande anbud – en guide

Omkring 30% av alla offentliga upphandlingar rör bygg- och anläggningsarbeten och många upphandlingar är hårt mallade med minimalt utrymme för kreativitet i anbuden. I iBinder genomförs tusentals upphandlingar varje år och det finns ett antal områden som framgångsrika anbudsgivare fokuserar på - vi har samlat de 7 bästa tipsen.

Låt oss börja i rätt ände - vad är egentligen en upphandling? Upphandling är en process där en organisation, ofta en offentlig myndighet eller företag, anskaffar varor, tjänster eller byggentreprenader från externa leverantörer. Syftet är att få bästa möjliga kvalitet till rätt pris, baserat på förutbestämda krav. Det är en särskilt viktig mekanism inom offentlig sektor för att säkerställa rättvisa, öppenhet och förhindra korruption. Det handlar ju om offentliga medel och att stödja fri konkurrens. Privata företag använder liknande metoder för att maximera valuta för pengarna.

Anbud är skriftliga erbjudanden från leverantörer som svarar på en upphandlingsförfrågan, och innehåller detaljer om hur de uppfyller ställda krav. Det används för att välja den mest lämpliga leverantören, med hänsyn till pris, kvalitet och andra relevanta faktorer.

Nu till tipsen:

1.     Förstå processerna och kraven

Det gäller att förstå både processen och kraven och här finns det stora skillnader mellan offentlig och privat sektor. En av de viktigaste skillnaderna är att den offentliga upphandlingen oftast innehåller krav som behöver uppfyllas för att ett anbud ens ska prövas, så kallade skall-krav. I offentliga upphandlingar finns det också mycket små möjligheter till rättelser, förtydligande och kompletteringar i efterhand. Dessutom finns oftast avtalsstrukturer och processer som man som upphandlande offentlig myndighet måste använda, vilket inte är tvunget i privat sektor men kan vara bra att utgå från ändå. Om krav är diffusa eller svårbegripliga, se då till att be om ett klargörande i god tid.

2.     Planera arbetet

Som leverantör behöver du se över förutsättningarna i din organisation eller ditt företag. Finns resurser och tid för att skriva ett anbud som har en hygglig chans att vinna uppdraget? Tänk på:

• Vilka tjänster som efterfrågas och om rätt resurser finns för att delta i upphandlingen
• Vilka personer har kompetens och tid att arbeta med upphandlingen
• Viktiga datum för att planera upphandlingen och för att hinna ställa frågor och få svar
• Finns speciella branschförutsättningar, regler, utmaningar eller möjligheter?

3.     Dokumenthantering

Att skriva ett anbud kräver noggrannhet. Följ den struktur som den upphandlande organisationen anger och förbered nödvändiga dokument. Se till att ditt anbud klart visar att det uppfyller alla obligatoriska krav. Om man missar ett skall-krav kan anbudet förkastas utan prövning. En bra hjälp är att samla dokumenten i ett branschanpassat dokumenthanteringssystem där man också kan skapa checklistor för alla inblandade i anbudsskrivningen och hålla reda på deadlines. Det kan också vara smart att samla referenser och specifikationer så att de kan återanvändas i andra anbud. Detta kan spara mycket tid.

4.     Gör anbudet koncist, lättläst och relevant

Kom ihåg att anbudet ska (än så länge) utvärderas av en människa. Struktur, sidnumreringar, sammanfattningar där det hjälper läsaren – allt hjälper och ger ett bra intryck. Skriv lättläst men med ett branschmässigt språk. Se till att de referensprojekt du använder verkligen är aktuella och specificera hur de är relevanta för just detta projekt. Har du CV på projektdeltagare, berätta hur deras erfarenheter kommer vara bra för det aktuella projektet. Sist men inte minst, undvik att ”spegla” formuleringar i upphandlingsunderlaget. Korrekturläs dina dokument - stavfel och felsyftningar ger ett amatörmässigt intryck.

5.     Ha koll på konkurrenterna och betona dina fördelar

Att förstå vilka andra företag som kan vara aktuella för ett visst uppdrag kan vara avgörande för anbudslämnaren. Genom att skapa en "konkurrenskarta" kan du bestämma var det är mest effektivt att arbeta, med hänsyn till den aktuella konkurrensnivån. Kanske det finns geografiska regioner (till exempel i övriga EU) där konkurrensen är lägre, men där du ändå skulle kunna vinna uppdrag. Är en konkurrent redan inblandad i projekt för den upphandlande organisationen? Är konkurrensen stor för ett visst anbud gäller det som vanligt vid konkurrensanalys att titta på ditt företags styrkor och betona dessa lite extra. 

6.     Fokusera på kvalitet och hållbarhet

Det är inte alltid det billigaste anbudet som vinner. Kvalitet, erfarenhet och förmåga att leverera på löften är ofta lika, om inte mer, viktiga. Se till att ditt anbud reflekterar detta. Många upphandlande myndigheter, organisationer och företag har krav på sig att arbeta hållbart. Detta kan också påverka projektens finansiering. Se därför till att betona kvaliteten i ditt arbete och lyft fram de miljöcertifieringar och hållbara processer ni använder i projekten. Om du har en miljöcertifiering, beskriv specifikt hur projektet kommer att tillämpa denna – till exempel genom att använda hållbara byggmetoder, återvunna material eller andra gröna initiativ. Detta kan väga tyngre än lägst pris, stor leveransförmåga eller antal genomförda uppdrag.

7.     Lär av dina tidigare erfarenheter

Varje upphandling ger en möjlighet att lära. Om du inte vinner, be om feedback. I många offentliga upphandlingar har du rätt att ta del av det vinnande anbudet. Använd denna feedback och information för att förbättra dina framtida anbud. Om du vinner, analysera även detta så att du bygger upp en vinnande strategi för framtiden.

Att vinna en upphandling, oavsett om de är offentliga eller privata, kräver noggrann planering, förberedelse och strategi. Genom att följa dessa råd och anpassa dem efter dina specifika behov och omständigheter kan du öka dina chanser att framgångsrikt få stora kontrakt och driva ditt företags tillväxt och framgång.