Produktuppdateringar

Här kan du läsa om alla stora och små uppdateringar och förbättringar i iBinder.

Produktuppdateringar i november 2024

Anpassade arbetsflöden (designa dina egna arbetsflöden)

Förbättrad ärendehantering

Visa/Dölj-funktionalitet och enhetlig design för mall

 

Förbättrad ärendehantering i iBinder

Vi förbättrar vår plattform med tre vyer: Listvy/grid, uppgiftstavla/kanban och Gantt. Varje vy kommer med funktioner som avancerad filtrering, sortering, gruppering, förbättrad prestanda och intuitiv drag-n-drop funktionalitet.

Se interaktiv demo

Läs mer i vår supportartikel

Anpassade arbetsflöden (designa dina egna arbetsflöden)

Den senaste uppdateringen introducerar en kraftfull ny funktion som gör det möjligt för organisationsadministratörer att designa, anpassa och hantera arbetsflödesmallar med stor flexibilitet och tydlighet. Denna funktion är utformad för att effektivisera ärendehantering genom att möjliggöra flexibla mallar som kan användas i flera processer.

Denna nya funktion aktiveras per organisation och efter förfrågan.

Viktiga funktioner:

• Anpassningsbara arbetsflödesstatusar:
  Användare kan nu definiera olika statusar eller kolumner för uppgifter, som "Ej påbörjad", "Pågående", "Avbruten" och "Slutförd", vilket ger teamen en tydlig visuell översikt över uppgifternas framsteg.
  Ytterligare kolumner kan läggas till för att passa specifika arbetsflöden, vilket möjliggör fullständig anpassning.
  Emojis kan användas för att förbättra visualiseringen.
• Indatafält och fältalternativ:
  Mallar kan innehålla anpassade indatafält, såsom prioriteringar eller konsekvenser, som kan markeras som obligatoriska för bättre datainsamling.
  Indatafälten kan vara fritextfält, bilduppladdningar eller dropdown-meny med fördefinierade värden (t.ex. Låg, Medel, Hög) med visuella indikatorer som ikoner eller emojis för enkel igenkänning.
• Processinstruktioner:
  Tydliga instruktioner för arbetsflödesprocesser kan definieras inom varje mall. Exempelvis påminnelser om att uppdatera ärendetavlan i slutet av varje dag eller hur man tilldelar om eller omplanerar uppgifter finns nu tillgängligt i själva mallen.

Värde:

• Förbättrad uppgiftshantering: De anpassningsbara kolumnerna och statusarna hjälper till att spåra uppgifter och processer mer effektivt, vilket ger bättre insyn i projektets framsteg.
• Standardisering mellan team: Med återanvändbara mallar kan team upprätthålla ett konsekvent arbetsflöde samtidigt som inställningstiden för nya projekt minskar.
• Bättre datainsamling: Möjligheten att definiera obligatoriska fält säkerställer att viktig information om uppgifter alltid fångas upp.

Visa/Dölj-funktionalitet och enhetlig design för mall

Den här uppdateringen introducerar en visa/dölj-funktion för mappar och anbudsmallar, vilket ger användarna mer kontroll över mallarnas synlighet samtidigt som en konsekvent design bibehålls över båda mallistorna.

Viktiga förbättringar inkluderar:

Visa/Dölj-kontroll för mallarnas synlighet:

• En ny kolumn "Visar" med en ögonikon gör det enkelt för användarna att växla synligheten för enskilda mallar. Klicka bara på ögonikonen för att slå på eller av synligheten, vilket ger snabb och intuitiv kontroll.
  Användare kan nu dölja alla malltyper, inklusive marknadsmallar från iBinder, vilket ger organisationer full flexibilitet över vilka mallar som ska vara tillgängliga.

Enhetlig design för mappar och anbudsmallar:

• Mapplistan för mallar är nu anpassad till den nyligen uppdaterade designen för anbudsmallar, vilket skapar en sammanhängande och användarvänlig upplevelse på hela plattformen.

Standardidentifiering för marknadsmallar:

• En ny kolumn "Standard" identifierar marknadsmallar skapade av iBinder och skiljer dem från anpassade mallar skapade av organisationen. Detta hjälper användare att snabbt känna igen officiella, standardiserade mallar.

Bekväm kloning av mallar:

• Ett nytt alternativ för att klona mallar är nu tillgängligt direkt från trepunktsmenyn i mallistan, vilket förenklar processen att duplicera och anpassa mallar.

Tydligt meddelande för dolda mallar:

• Om alla mallar är dolda för en organisation visas ett tydligt meddelande när användare försöker starta en mapp, vilket säkerställer att de förstår att inga mallar för närvarande är tillgängliga.

Dessa förbättringar ger större kontroll över mallarnas synlighet och förbättrar användbarheten, medan den enhetliga designen säkerställer en konsekvent upplevelse i hela iBinder.

 

Produktuppdateringar under sommaren och tidig höst

Tidsbegränsad åtkomst till en pärm
Kopiera flikar till/från eTendering-pärm
Metadataexport / -import
Ny version av visningsverktyget
Checka ut / checka in filer
Offentliga länkar till filer
Inbjudningslistor

Tidsbegränsad åtkomst

Administratörer kan nu bevilja tillfällig åtkomst till en pärm, vilket eliminerar behovet av att manuellt återkalla åtkomst senare. Denna funktion är både säker och enkel att använda.

Huvudpunkter:

• Ny inställning under redigera i Deltagare-fliken:
  Åtkomst till tidsbegränsningsfunktionen finns under sektionen 'Fler inställningar' när du redigerar en användare.
• Standardinställning för åtkomst:
  Som standard kommer alla att fortsätta ha normal åtkomst.
• Ställa in tidsbegränsad åtkomst:
  Välj alternativet "Tidsbegränsad", välj önskat datum och spara.
  Det är möjligt att ställa in tidsbegränsad åtkomst för deltagare och gäster.
• Återgå till normal åtkomst:
  För att återgå, gå tillbaka till 'Redigera användare' och välj alternativet för normal åtkomst.

Kopiera flikar till/från eTendering-pärm

Vår funktion för att kopiera flikar har nu utökats till eTendering-pärmar. Upphandlingsadministratörer kan enkelt skapa en ny pärm från upphandlingsdokument eller kopiera en flik från en projekt- eller anläggningspärm till upphandlingsdokument.

Denna funktion förenklar processen att starta nya upphandlingar från färdiga upphandlingsdokument i en projekt-/anläggningspärm och underlättar även andra fall där kopiering mellan upphandlingar/pärmar behövs.

Huvudpunkter:

• Kopiera hela upphandlingsdokumentfliken eller eventuella underflikar från eTendering-pärmen på samma sätt som du kan göra det från projekt-/anläggningspärm.
• Välj om du vill kopiera flikstrukturen endast eller tillsammans med filer.
• Kopiera inom samma upphandling eller till en annan pärm/upphandling inom organisationen.
• Skapa en ny projekt-/anläggningspärm från en upphandlingsflik.
• Välj eTendering-pärmflik som mål när du kopierar en flik från projekt-, anläggnings- eller eTendering-pärm.
• Fliktypen ändras till den mest lämpliga stödda fliktypen om den inte stöds. Till exempel, CAD ändras till Ritningar när den kopieras till en upphandling.
• Metadata kopieras tillsammans med filerna.

 

Metadataexport / -import

Ny funktion för att exportera och importera metadata via CSV-filer. Denna funktion erbjuder ökad flexibilitet och effektivitet för att redigera metadata.

Med denna funktion kan användare enkelt hantera metadata, spara tid genom att kopiera och klistra in data från ritningslistor eller andra system till CSV-filen och sedan ladda upp den till vår plattform.

Huvudfunktioner inkluderar:

• Ladda ner metadataanvisningar: Ett nytt menyval ger enkel tillgång till att ladda ner metadataanvisningar.
• Automatisk metadataexport: Metadata exporteras som CSV- och JSON-filer och ingår automatiskt i zip-nedladdningar.
• Redigerbara metadatafiler: De exporterade filerna kan redigeras utanför systemet med verktyg som Notepad eller MS Excel. När de har redigerats kan de laddas upp igen för att uppdatera metadata med nya värden.
• Datautbyte: JSON-formatet är utmärkt för att utbyta data med andra system.

 

 

Ny version av visningsverktyget

Den nya versionen är betydligt snabbare och öppnas i ett separat, minimibart fönster. Detta gör att du kan behålla din position i listan när du återvänder efter att ha öppnat en fil. Den nya versionen inkluderar också en rad förbättringar, inklusive den mycket efterfrågade "Zoomfönstret".

I vår senaste användarundersökning (NPS) framkom ett problem: många användare nämnde utmaningar med att listor laddas om när de återvänder efter att ha tittat på en fil. Med den nya versionen och den valda implementationen kommer detta inte att vara ett problem, oavsett antalet filer i en flik.

Vi fortsätter att göra ytterligare förbättringar, men med tanke på att den gamla versionen nyligen orsakat många supportärenden, anser vi att detta är ett betydande framsteg!

Offentliga länkar till filer

Vi är glada att kunna presentera en ny funktion: möjligheten att skapa offentliga länkar till dina filer!

En funktion som låter dig dela filer utanför pärmen via en länk som öppnar filen i vår visningsverktyg. Mottagaren behöver inte ens vara inloggad på iBinder för att få åtkomst!

Om någon behöver åtkomst till en fil men inte bör ha åtkomst till hela pärmen, är det lättare att dela en länk istället för att ladda ner filen och skicka den via e-post. Eftersom länken endast öppnar filen i vår visningsverktyg finns det ingen risk att de får tillgång till något annat eller ser vem som annars har åtkomst.

Huvudfunktioner inkluderar:

• Ett nytt alternativ i filinformationen.
• Kopiera länken vid skapandet eller genom att klicka på delningsikonen i listningen efteråt.
• Återkalla inställningen för att sluta dela filen när som helst.
• Alla med skrivrättigheter i fliken kan dela eller sluta dela filer.

 

Checka ut / checka in

Vi är glada att kunna presentera den nya funktionen för att checka ut/checka in!

Du kan nu välja en fil, checka ut den med en kommentar och välja om du vill låsa den, vilket förhindrar andra från att lägga till nya versioner eller redigera dess metadata tills den är incheckad igen.

Denna funktion säkerställer att våra kunder kan förlita sig på korrekt och stabil information vid beslut. Den erbjuder flexibilitet och fungerar både som ett informationsverktyg och en metod för att låsa filer för redigering.

Huvudfunktioner inkluderar:

• Checka ut/checka in filer individuellt.
• Lägg till kommentarer vid utcheckning av filer.
• Informationen från utcheckningen visas när du klickar på låssymbolen.
• Informationen från utcheckningen visas när du öppnar eller laddar ner filen.
• Välj alternativet 'Hård låsning' för att förhindra:
• Nya versioner
• Metadataredigeringar
• Redigeringar i Office Online
• Det är fortfarande möjligt att öppna och ladda ner filer när de är utcheckade.
• Det är fortfarande möjligt att se information om filer som är utcheckade.

 

Inbjudningslistor

Det är nu möjligt att skapa listor med användare och/eller e-postadresser och använda dem för att bjuda in deltagare till alla typer av pärmar, inklusive eTendering.

Om samma grupp av användare deltar i flera pärmar innebär administrationen av åtkomst mycket onödigt manuellt arbete. Införandet av inbjudningslistor gör det möjligt för pärmadministratörer att konfigurera nya pärmar med bara några få klick. Detta är särskilt användbart för eTendering, där du kan bjuda in samma lista av mottagare till flera anbud.

• Skapa och hantera listor i organisationspärmen. De kan sedan användas i vilken pärm som helst inom denna organisation.
• Använd kategorier för att organisera listorna om du har många.
• Du kan lägga till användare som valt att vara dolda i sökningar genom att använda deras e-postadress.
• När du lägger till deltagare i pärmen visas listorna i sökresultaten tillsammans med de hittade användarna. Sök på listnamn eller beskrivning.
• Granska vilka du bjuder in genom att klicka på listnamnet.
• Det gör inget om användarna i listan redan är inbjudna. Inga dubbletter kommer att läggas till.
• Expandera listan genom att dubbelklicka om du vill utesluta vissa användare innan du skickar inbjudan.
• I eTendering-pärmar kan listorna användas för att bjuda in både deltagare och mottagare.
• Listorna är inte kopplade till pärmar efter att inbjudningarna har skickats. Att redigera listan i organisationspärmen påverkar alltså inte några befintliga pärmar.

 

Nya produktförbättringar för mars-april

Ta bort inspektion

En efterlängtad funktion från både kunder och support. Nu kan de ta bort en inspektion!

Som administratör i en pärm, eller administratör eller ägare i en organisation, kan du nu ta bort en inspektion eller ett inspektionstillfälle i en pärm.

När du har tagit bort en inspektion tas alla tillfällen under inspektionen samt tillfällig information och frågor bort. Det är inte längre möjligt att göra några ändringar. Detsamma gäller när du tar bort ett inspektionstillfälle.

Under filter kan du sedan visa alla borttagna inspektioner och återställa dem.

Möjlighet att inaktivera fliken Anbudsunderlag

Möjligheten att inaktivera fliken Anbudsunderlag har införts och för att ytterligare förbättra upplevelsen för anbudsadministratörer har anbudsinställningarna delats upp i olika flikar.

Införandet av denna funktion kommer att leda till ökad flexibilitet och stöd för våra kunders processer. Tillsammans med den tidigare släppta funktionen att inaktivera flikarna för frågor och svar och anbudsinlämning blir det enklare för våra användare att använda iBinder i kombination med andra system.

• Hanteras från anbudsinställningar
• Det är möjligt att publicera anbudet utan att ladda upp några dokument direkt efter att ha ställt in detta alternativ.
• Det är inte möjligt att ändra detta alternativ efter publicering.
• När alternativet att ha anbudsmaterial utanför iBinder är valt är det möjligt att ange en alternativ URL.
• När alternativet att ha anbudsmaterial utanför iBinder är valt är det möjligt att skapa ESPD från anbudsinställningarna eftersom ingen ESPD-flik kommer att finnas under Anbudsunderlag i det fallet.
• En varning för osparade ändringar har införts.
• Om alternativ URL anges, kommer ett klick på fliken Anbudsunderlag att omdirigera till den.
• Anbudsinställningarna är uppdelade i fyra olika flikar:
  • Anbudsinlämning
  • Frågor
  • Offentlig länk
  • Anbudsmaterial

Dela meddelanden om "Inlämnade anbud"

Efter anbudsfristen är det nu möjligt att dela information om inlämnade anbud med alla intresserade parter.

Införandet av denna funktion gör det möjligt för anbudsadministratörer att dela information med mottagare om de priser som har lämnats in av andra mottagare i tid efter anbudets slutdatum för att säkerställa överensstämmelse med lagen om offentlig upphandling.

• Meddelandet skickas till alla mottagare och administratörer i alla anbud, förutom de som avböjde inbjudan eller inte accepterade den.
  Det skickas även till administratörerna av upphandlingspärmen och deltagare med tillgång till anbudsöversikt.
• Endast de inlämnade anbud där all nödvändig information har tillhandahållits ingår.
• Du kan välja om du vill dela endast mottagarnas namn eller inkludera priserna.
• Det är möjligt att bifoga en eller flera filer till meddelandet.
• Ingen känslig information finns i e-posten, mottagarnas namn och priser är endast synliga i anbudet efter att ha följt länken eller öppnat fliken "Meddelanden".
• Du kan skicka detta meddelande flera gånger både före och efter att ha valt vinnarna.
  Meddelandet är helt dolt för anbudsgäster (underentreprenörer) och deltagare utan tillgång till anbudsöversikt, så det finns ingen risk att dela känslig information med fel personer.

Åtgärder från sökresultat

Möjligheten att välja filer i sökresultaten i pärmsökningen är nu externt släppt! Denna funktion gör det möjligt att utföra åtgärder direkt från resultatlistan. Tillgängliga åtgärder är Nedladdning och Kopiering.

• Det är möjligt att välja filerna en och en eller välja alla med ett klick.
• Kopiering ger samma alternativ som det gör i en fillista i en flik.
• Kopiera inom pärm eller kopiera till någon annan pärm i din organisation.
• Nedladdning med flera valda filer kommer att utlösa en zip-nedladdning.

Bedömningsportal (SundaHus)

Den nya bedömningsportalen är utformad för att ge kunderna en användarvänlig upplevelse när de beställer en bedömning av innehållet i deras produkt. Det förväntas leda till kortare ledtider och bättre service.

Portalen är utformad för att fungera som en enda kontaktpunkt. Den nya inlämningsprocessen är mycket mer användarvänlig. Transparensen ökar. Kunderna kommer att ha en översikt över alla aktuella och historiska bedömningsärenden de har med oss, direkt i applikationen. Det innebär att när deras anställda lämnar företaget, går ingen information förlorad.

Nya produktförbättringar för februari 

Visa ritning och plats i exporten för besiktningsavvikelser

Tidigare har det varit möjligt att exportera information om avvikelser med tillhörande bilder. Nu ingår även ritningen med platsen, vilket bör underlätta åtgärdandet av avvikelsen.

Djupare mappstruktur i Inköpsfiler

Funktionen som tillåter administratörer att lägga till underflikar i förfrågningsunderlag är nu tillgänglig för alla våra kunder.
För att möjliggöra detta har fliktypen "Mapp för undermappar" introducerats i anbud precis som i andra pärmtyper.
Att tillåta en djupare struktur förbättrar flexibiliteten i dokumenthanteringen och gör det enklare att navigera i förfrågningsunderlaget.
Det kommer också att göra det möjligt för administratörer att ha samma struktur i förfrågan som de har i andra pärmar, andra system eller lokalt.

Stöd för djupare flikstrukturer är en av de funktioner vi fått mest feedback om.

• En ny fliktyp som kallas "Mapp för undermappar" har introducerats.
• "Lägg till flik" är tillgängligt i roten av "Förfrågningsunderlag", liksom inuti befintliga "Mapp för undermappar".
• "Lägg till flik" är också tillgängligt i fliken "Dokument/Ritningar/ESPD" om det ännu inte finns några uppladdade filer.
• Om en flik läggs till i fliken "Dokument/Ritningar/ESPD", konverteras den automatiskt till "Mapp för undermappar".
• Det är inte möjligt att radera en flik av typen "Mapp för undermappar" om den innehåller minst en fil någonstans i mappstrukturen.
• Det är inte möjligt att ändra fliktyp från "Mapp för undermappar" om den innehåller minst en fil någonstans i mappstrukturen.
• Det är inte möjligt att lägga till fler flikar till indexet på samma nivå som "Förfrågningsunderlag". Så, "Förfrågningsunderlag" är den enda möjliga roten

 

2024-01-25
Nya produktförbättringar i januari

Bättre synlighet för användare

För att göra det enklare att hitta användare när man vill lägga till dem i pärmar har vi nu släppt ny funktionalitet. I respektive användares inställningar kan nu varje användare själv bestämma om den vill vara synlig eller ej. Det går fortfarande att lägga till användare med enbart e-postadress. Vi har även lagt till möjligheten att tillåta e-postmeddelanden med produktinformation.

Ladda ner obesvarade frågor och svar i anbud

CSV-exporten av frågor och svar i anbud har förbättrats. Skillnaden är att alla frågor kommer att laddas ner, inklusive de obesvarade som tidigare var undantagna. Denna förbättring kommer att förenkla hanteringen av frågor och säkerställa att administratörer bekvämt kan hantera alla frågor, oavsett om de är besvarade eller inte, utanför plattformen innan officiella svar ges inom systemet.

För upphandlingspärmar förändras ingenting, endast besvarade frågor kommer att inkluderas i CSV-exporter för dem.

Ladda ner anbud

Denna funktion möjliggör för anbudsadministratörer att ladda ner hela eller ett specifikt anbud som en ZIP-fil. Det sparar tid och förbättrar arbetsflödet för alla anbudsadministratörer under utvärdering av anbud. Innan denna uppdatering var administratörer tvungna att antingen ladda ner hela pärmar med både anbudsmaterial och anbud eller ladda ner enskilda dokument ett efter ett. Användningen av den nya funktionen minskar onödiga nedladdningar och gör det lätt att förstå från vilket företag varje anbud kommer.

- Nedladdning av anbud görs från fliken "Anbudsöversikt".

- Den är tillgänglig efter sista dag för anbudsinlämning.

- Om inga anbud är markerade är knappen "Ladda ner alla" aktiverad för att få alla anbud i en enda zip-fil.

- Genom att välja ett eller flera anbud aktiveras knappen "Ladda ner" för att endast få de valda anbuden i en zip.

- Varje anbud i den nedladdade zip-filen placeras som en separat mapp. Mappnamnen innehåller namnet på det företag som lämnade in det och mottagarens e-postadress.

För att ytterligare förbättra upplevelsen i fliken "Anbudsöversikt" visas nu verktygsfältmenyn med alla möjliga alternativ vid varje anbudsstadium. För de alternativ som för närvarande inte är tillgängliga finns verktygstips som förklarar när de kan användas.

Kvitto för anbudsstatus

En mycket efterlängtad funktion för bekräftelse av anbudsinlämning är nu här. Den ger möjlighet för anbudsmottagare att få en e-postbekräftelse av deras anbuds status och dess innehåll. Mottagare kan nu vara säkra på att de har lämnat in ett anbud. Bekräftelse av inlämning har varit ett av de mest frekventa ämnena i vår support sedan lanseringen av eTendering. Kvittot kommer att göra anbudsinlämningen mycket tryggare för mottagare.

- Anbudsstatus visas i en banner överst på alla sidor i pärmen.

- Kvittot skickas med hjälp av knappen i anbudsstatusbannern.

- Det är möjligt att skicka kvitton före och efter inlämningsfristen.

- Det är möjligt att skicka kvitton flera gånger.

- Kvitton skickas via e-post till mottagaren och alla administratörer för anbudet.

- Kvittot innehåller:

  - Status för anbudet (Fullständigt, Ej fullständigt, Inlämnat)

  - Vem som begärde kvittot

  - Kvittodatum

  - Inlämningsfrist

  - Priser och reservationer

  - Alla inlämnade filer listade med sin metadata

  - Anbuds-ID

Förbättrad fastighetsstruktur

Enhet (lägenhet) har lagts till i fastighetsstrukturen med möjlighet till sammanlänkade ritningar. Nu är det möjligt att lägga till en lägenhet i fastighetsstrukturen mellan en enskild våning och ett rum. Därefter kan du också länka en lägenhetsritning till objektet. Det kan även användas för lokaler eller liknande. Enhet är således en grupp av flera rum.

Skapa ärenden med lokaliseringsinformation på ritningar för inspektioner

När du är i besiktning under ärendehantering kan du skapa nya ärenden. Här har vi lagt till ett val där du nu också kan välja att placera en nål på en ritning. Du kan sedan enkelt placera en nål, ändra plats eller ta bort och bekräfta.

Visa ritning med plats på webben för problem vid inspektioner

När du öppnar ett ärende som är relaterat till en besiktning för byggnadsinspektioner kan du nu också klicka på ritningsnamnet och se platsen på ritningen. När ritningen är öppnad kan du också använda andra funktioner som:

- Zooma

- Skriva ut

- Ladda ner

- Rotera

- Visa alla problem som är relaterade till ritningen

Se status för problem på ritningar relaterade till inspektioner (webb + app)

Tidigare har användare inte kunnat ta reda på ärendestatus genom att titta på ritningen, men nu är det möjligt. Här har vi använt de färger som används i BEASt-standarden.

- Rosa = Att göra

- Röd = Att göra försenat

- Grön = Klart

- Gul = För granskning

När det finns många ärenden på samma plats markeras de med iBinder-blått och ett nummer. Om användaren zoomar in markeras de korrekta färgerna.

Ytterligare filteralternativ i appen för besiktning

Filtreringen både inuti problemlistan under en inspektion och under problem i ett projekt är nu förbättrad med möjligheten att sortera problemen efter status eller förfallodatum samt att filtrera på:

- Plats

- Registreringsdatum

- Förfallodatum

- Status

- Ansvarig

- Utförare

- Teknikområde

- Ändra status för ett problem som ansvarig i appen

Beroende på om våra användare är tilldelade och/eller ansvariga för ett ärende måste de kunna vidta olika åtgärder. Nu har vi inkluderat åtgärder för den ansvarige, som främst måste godkänna det utfärdade och skickade för granskning av den som är tilldelad. Men den ansvarige personen bör också kunna ställa in andra statusar, vilket nu är möjligt.

Andra mindre förbättringar i appen för besiktningar

- Ritningar uppdateras nu med nya versioner.

- Minimera klick vid anteckningar av foton relaterade till ett problem.

- När en användare måste åtgärda ett problem var det tidigare möjligt att se var det finns på en ritning. Nu kan du också markera och se om det finns andra problem lokaliserade till samma ritning. Det görs med ögonikonen.

 

2023-12-05
Nya förbättringar i november

Bjud in användare till flera pärmar i organisationen

Den här funktionen låter organisationsadministratörer och ägare bjuda in användare till flera pärmar samtidigt.
Vi har fått massor av insikter kopplade till detta behov och det kommer att bli mycket uppskattat av våra kunder som har många pärmar i sin organisation. Det kommer särskilt att gynna kunderna med många anläggningspärmar eftersom sådana pärmar vanligtvis finns längre i vårt system. Jämfört med att lägga till användare i pärmar en i taget kommer detta att spara mycket tid och bli mycket enklare!
När en eller flera pärmar är markerade i pärmfliken i en organisation visas knappen "+ Lägg till deltagare" i åtgärdsfältet. Om du klickar på det kommer du till modalen Lägg till deltagare. Från det kommer du att kunna välja en eller flera användare som du vill bjuda in till dina valda pärmar och bestämma vilken typ av deltagare du vill lägga till dem som.

Nå metadata för version från filöversikter

Detta är vårt helt nya, men ändå mycket välbekanta, sätt att visa filversioner i listor!
Med den här funktionen kan användare se versionsrelaterad metadata direkt från fillistorna i tabellvyn. Det eliminerar behovet av flera klick och det förenklar processen att visa filversioner. När du arbetar med massor av filer som var och en har flera versioner kommer detta verkligen att öka effektiviteten!

Att expandera och komprimera listan med versioner görs med hjälp av pilarna som har lagts till bredvid versionstecknet. Det är möjligt att öppna och ladda ner versioner direkt från den utökade listan, men borttagning sker fortfarande på fliken befintliga versioner i fildetaljer.

För att göra det enklare att komma åt versioner i andra vyer läggs en genväg till fliken befintliga versioner i fildetaljer till trepunktsmenyn på filer.

Förenklad status och stadier för pärmar

Vårt sätt att hantera pärmstatus har förbättrats och fler alternativ är tillgängliga för våra användare.
Detta görs för att göra det enklare för administratörer att sätta sina pärmar i arkiv- och garantiläge. Det kommer också att ge våra användare mer exakt information om i vilket stadium deras projektpärmar befinner sig medan statusen är Aktiv. Att hålla all information samlad som har samlats i alla organisationens byggprojekt på samma plats minskar risken för dataförlust och gör sökningen snabb och enkel.

Projektpärmar kan ställas in på tre olika stadier medan de har aktiv status, tidigt stadium, planering och produktion. Efter den aktiva fasen är det möjligt att välja Arkiv eller Garanti för reducerad funktionalitet till en lägre kostnad. Om administratörer bestämmer sig för att ta bort en hel pärm kommer de att informeras om dessa alternativ och konsekvenserna av att radera.

Anteckna på fotot

När en besiktningsman skapar en fråga i förhållande till besiktningen har det gått att bifoga ett foto för att förtydliga vad frågan handlar om. Nu har vi även skapat en möjlighet att göra anteckningar på bilden för att förtydliga ännu mer.

• Välj mellan att göra frihandsanteckningar, cirkel eller rektangel.
• Välj tjocklek och färg på annonsen
• Möjlighet till ånger
• När du är klar sparas det kommenterade fotot som en kopia.

Ställ in förfallodatum för utfärdande vid besiktning

En av de mest efterfrågade funktionerna sedan vi släppte entreprenörsbesiktning på den danska marknaden släpps nu externt! Möjligheten att sätta ett förfallodatum på frågor i byggbesiktning finns nu.

• Möjligt att ställa in ett förfallodatum för ett eller flera problem på webben.
• Filtrera och eller sortera efter förfallodatum i översikter.
• Allt om förfallodatum loggas också i den aktuella historiken.
• När förfallodatumet har passerat kommer det också att vara tydligt markerat.
• I appen ser mottagaren och ansvarig enkelt förfallodatum och kan filtrera och sortera.
• Försenade problem markeras också här och allt är synligt i historikloggen.

 

2023-11-01
Nya förbättringar i oktober

Flikåtkomst visas i index och flikar

Denna funktion gör det mycket enklare att ta reda på vilka deltagare som har åtkomst till en specifik flik. Genom att visa åtkomst på detta sätt minskas risken för att placera filer i flikar där de blir tillgängliga för alltför många, samtidigt som det sparar tid vid hantering av åtkomsträttigheter.

Sköldikonen som tidigare användes för att visa att endast utvalda användare kan läsa och skriva innehållet i en flik kommer fortfarande att användas för detta ändamål. En ny sköldikon har införts för alla andra inställningar och den visas när du sveper över fliknavigeringen och i sidtitelområdet inuti flikarna.

Om endast utvalda har behörighet, kommer dessa att listas när du klickar på skölden och det är möjligt att söka i listan.

eTendering: Stöd för budgivning och frågor och svar utanför iBinder

Denna funktion gör det möjligt att samla anbud och frågor i andra system. Det ger mer flexibilitet och möjliggör samarbete med externa anbudsföretag.

När du konfigurerar din upphandling har du nu möjlighet att individuellt välja att ha dina frågor och/eller anbudsinlämningar i ett annat system samt att individuellt välja en URL för dessa. Om detta alternativ väljs kommer flikarna i upphandlingspärmen att bli länkar till det andra systemet.

 

2023-10-03
Ladda upp och extrahera Zip-filer i pärmar

Den här funktionen tillåter administratörer att ladda upp en komplett mappstruktur med undermappar och innehåll som en zip-fil till en projektpärm eller en förvaltningspärm. Det kommer att vara mycket användbart om man redan har en bra struktur lokalt och vill återanvända den eller om man exporterar information från ett annat system att lagra i en pärm.

"Ritning"-flikar skapas för de inre mapparna i zip-filen om de inte innehåller andra mappar. Annars skapas fliken "Mapp för undermappar".

Om det redan finns flikar med samma namn på samma plats i pärmen, läggs (2), (3) etc. till i namnen på de skapade flikarna.
Alla flikar skapas som vanliga inte lokaliserade flikar. Även om namnet motsvarar tekniskt område, som "Arkitektur", kommer en vanlig flik att skapas.
När du laddar upp en zip-fil till en flik med begränsade säkerhetsinställningar ärvs inställningarna.

Att ladda upp en zip-fil till en tom flik med normal uppladdningsfunktion ger användaren möjlighet att antingen packa upp filen eller ladda upp den som en zip-fil.

 

2023-09-01
Utveckling under sommaren

Till skillnad från byggbranschen har utvecklings- och produktteamet på iBinder haft en mycket aktiv sommar, och vi är glada över att ha många lanseringar även under denna tid!

Många av dessa funktioner har är mycket efterlängtade av våra användare och kommer att förbättra iBinders allmänna funktionalitet.

Layoutförbättringar i filöversikter

Layoutförbättringar i filöversikter, filuppladdning och redigering av filinformation. En serie förbättringar har gjorts för att förena våra olika filvyer. Till exempel kommer ikoner för taggar och anteckningar att visas i samma kolumn (Anslutningar), och det är nu möjligt att se alla datum i översikterna.

För att göra saker tydligare har de olika datumen mer beskrivande namn: 
Skapad - Datumet när den första versionen laddades upp. Möjligt att redigera. 
Uppladdad - Datumet för varje version av filen som laddades upp. Kan inte redigeras. 
Ändrad - Datumet när den senaste versionen laddades upp. Möjligt att redigera för att matcha revisionsdatumet.

Liknande ändringar har gjorts i filuppladdningen och redigeringsfönstren för filinformation. Inmatningsfälten i dessa har också omorganiserats något baserat på användarfeedback. Vissa mindre ändringar i hur och i vilken ordning metadata visas i kort-/galleri-/förhandsvisningsvyer har också införts.

Förbättringar i inspektioner

I fliken "Inspektionsapplikation" kan du nu:

• Skapa en grupp genom att välja en av de fördefinierade typerna, lägga till den första inspektionen och tilldela ansvar för tillfället.
• Användaren som skapar gruppen blir automatiskt ansvarig för gruppen, men det kan redigeras senare.
• Beroende på vilken typ av inspektionsgrupp du väljer finns det ett motsvarande tolkningsförslag under dokument. Du kan också komplettera med annan dokumentation som kan behövas för att genomföra en inspektion (till exempel ritningar eller interna instruktioner).
• När du öppnar gruppen har vi horisontella flikar. Om gruppen handlar om allmän information som gäller alla inspektionsfall och en sammanfattning av de uttalanden och rapporter som ingår i respektive inspektion.
• Den andra fliken innehåller alla planerade och redan utförda inspektioner.
• Om du väljer en specifik inspektion kan du ändra status och lägga till uttalanden/rapporter som gäller för det specifika tillfället.
• I översiktsvyn kan du enkelt få den överblick du behöver: vem som är ansvarig för gruppen, en statusindikation, nästa och senaste inspektion samt deras status.

Inspektionslista i organisationen

Nu har vi också den uppdaterade inspektionslistan i organisationen! Nu kan du få den översikt du behöver över alla inspektioner i din organisation med den uppdaterade listvyn. Denna funktion har också varit mycket efterlängtad av våra fastighetsförvaltningskunder och gör det möjligt för oss att nu migrera dessa kunder tillsammans med förbättringarna inom inspektion.

Från fliken "Inspektion" i organisationen får du en enkel översikt över alla dina inspektioner som finns i alla pärmar i din organisation. Genom att klicka på raden når du inspektionsgruppen direkt och kan hantera inspektionen. Om du klickar på pärms namn kommer du lätt till pärmen.

”Kopiera flikar till”

Efter några förbättringar baserade på feedback från kunder under provperioden är det nu dags att aktivera funktionen "Kopiera flikar till" för alla våra användare! Denna funktion kommer att möjliggöra för våra användare att kopiera en enskild flik eller en mapp med underflikar till en ny plats. Den kommer att skapa ett stort värde för våra användare och tjäna flera syften, som att överföra information från ett projekt till fastighetsförvaltningen eller starta ett nytt projekt baserat på "som-byggt"-dokumentationen. Det är den pusselbiten som verkligen skapar den cirkulariteten!

Organisationens ägare, organisationens administratörer eller pärmadministratörer kan välja att kopiera endast flikarna och flikstrukturen eller fliken, dess struktur och filerna inuti.

Så här fungerar det:

• Det är möjligt att kopiera inom projekt- och förvaltningspärmar.
• Det är möjligt att kopiera till och från en projekt- eller förvaltningspärm.
• Det är möjligt att kopiera inom samma organisation.
• Det är möjligt att skapa en ny pärm och kopiera till den.
• Det är möjligt att välja om du vill kopiera den senaste versionen av filerna i flikarna eller alla versioner av filerna.
• Det är möjligt att kopiera till en mapp för undermappar eller en tom filflik.
• Om en flik med begränsade säkerhetsinställningar kopieras kommer inställningarna att ärvas i destinationspärmen.
• När du kopierar applikationsflikar, som Q&A, ärendehantering eller avtal, kopieras ingen innehåll.

 

2023-08-08
Nya funktioner och förbättringar under 2023 - så här långt

Vårt utvecklings- och produktteam arbetar ständigt med att förbättra våra plattformar med ny funktionalitet, förbättrad användbarhet och ökad säkerhet. Under första halvåret 2023 har vi lanserat många spännande nya funktioner. Läs om dem nedan!

Innan vi börjar: Om du har en idé om hur vi kan förbättra vår plattform, tveka inte att kontakta oss. De flesta av våra nya funktioner utvecklas tack vare idéer från våra användare! Skicka den till support@ibinder.com

Ny organisation och roller

Under året lanserade vi nya organisationer och roller. Detta gör det lättare att administrera en organisation och tillför mycket värde för dig som arbetar med flera pärmar och projekt. Rollerna hanteras i organisationspärmen som du hittar i bokhyllan hos din organisations ägare.

Vilka är de nya rollerna och vilka behörigheter har de?
Roll - Behörighet
Ägare - Kan administrera allt i organisationen
Admin - Kan hantera deltagare, läsa och redigera allt och skapa för organisation
Skapare - Kan läsa och redigera allt i organisationen och skapa nytt
Begränsad skapare - Kan skapa nytt för organisation men bara läsa vad de är deltagare i
Läsare - Kan läsa allt i organisationen men inte skapa nytt
Begränsad läsare - Kan bara läsa vad de är deltagare i, men inte skapa nytt för organisationen.

Mallar med filer

Den nya funktionen "Mall med filer" var mycket efterlängtad för många av våra användare eftersom den gör det möjligt för dem att lägga till filer i pärmmallar. Denna funktion ger dig möjlighet att lägga till viktig information till alla pärmar som startas i din organisation. Det kan vara saker som Office-mallar, specifika riktlinjer eller skräddarsydda användarguider.

Filer kan läggas till flikar i Projektpärmar och Förvaltningspärmar. Vid uppladdning av filer till mallar är det möjligt att lägga till metadata som kommer att kopieras till pärmarna som skapas med mallen. Fältet som laddas upp av kommer att fyllas i med namnet på användaren som skapar bindaren från mallen och den första aktiviteten i filhistoriken kommer att vara "Fil kopierad".

Förbättrad prestanda i listor

Vi har också gjort en stor prestandaförbättring i vår tjänst, särskilt för användare som hanterar stora volymer filer. Våra team har optimerat vår infrastruktur och infört olika prestandaförbättringar för att förbättra hastigheten och tillförlitligheten för vår tjänst.

Denna förbättring gör att vår tjänst nu är mycket snabbare och mer lyhörd vid hantering av ett stort antal filer. Dessutom introduceras fast sidhuvud i tabellistor för att göra åtgärdsfältet tillgängligt oavsett rullningsposition! Detta hjälper alla, men särskilt de som ofta laddar upp, laddar ner eller hanterar ett stort antal filer. Som alltid är vi fast beslutna att tillhandahålla den bästa möjliga upplevelsen, och den här utgåvan är ett bevis på det engagemanget.

Inkludera nya anbud i sökningen

Det är nu mycket lättare att hitta nya anbud i din bokhylla eftersom de nu ingår i sökfunktionen! Du skriver i princip bara delar eller hela namnet, så ser du det i listan! Grafiken visar hela pärminfo, inklusive statusetikett - t.ex. anbudet och nedräkningen! Detta kan givetvis användas av anbudshandläggarna, och de mottagare som är kopplade till det!

Visa nya anbud i Organisationspärmar

Slutanvändare kan nu komma åt nya anbud på den nya fliken eTendering i organisationer. Baserat på feedback från användare har vi ändrat färgen på etiketten "Binder status" och lagt till en ny etikett som heter "Opublicerad", istället för att ha fältet tomt.

Återanvänd metadata

Detta är en ny metadatatyp som tillåter användare att återanvända värden i metadata genom att söka och välja dem i rullgardinsmenyn. Den första implementeringen av denna nya typ är för kategorier, och den finns i alla projektpärmar och förvaltningspärmar.

När du lägger till kategori, både vid uppladdning och redigering, kommer användarna att se en rullgardinsmeny. I rullgardinsmenyn kommer alla tidigare använda värden att visas och det är möjligt att välja dem från listan eller söka efter delar av orden. Om användaren inte hittar rätt värde är det mycket enkelt att lägga till ett nytt värde i listan.

Innehållsflikar

Möjligheten att lägga till flikar av typen Innehåll har införts i pärmar och mallar. På en flik av den typen är det möjligt för administratörer att lägga till innehåll av samma typ som i pärmbeskrivning:

• Fettext
• Kursiv text
• Kulpunkter
• Länkar till externa och interna url:s
• Bilder

Den nya fliktypen kan användas för att informera om ett projekt, länka internt till andra pärmar/flikar/filer, länka externt till ett intranät eller andra system som SundaHus. Det är möjligt att skapa den här typen av flikar på alla nivåer i strukturen och det är möjligt att lägga till flera innehållsflikar i samma pärm.

Förifyllda innehållsflikar i mallar

Som ett tillägg till funktionen Innehållsflikar är det också möjligt att lägga till innehållsflikar med förifyllt innehåll till mallar. Allt innehåll som läggs till på en innehållsflik i en mall (formaterad text, länkar och bilder) kommer att läggas till på motsvarande flik i pärmen vid skapande när mallen används. Med detta kan du lägga till viktig information till alla pärmar som startas i organisationen. Det kan vara specifika riktlinjer, information om andra system med länkar till dem eller skräddarsydda användarguider om hur man använder iBinder. Innehållsflikar med förifyllt innehåll kan läggas till Projektpärmar och Förvaltningspärmar.

Aktivitetsloggar

Aktivitetsloggar har introducerats i projektpärmar, förvaltningspärmar och urvalspärmar i tre olika områden, Frågor och Svar, Meddelanden och Filer. Det primära värdet av dessa funktioner är att det blir transparent vem som har konsumerat vilken information vid vilken tidpunkt. En del andra händelser kommer också att synas i loggen för att göra det lättare att förstå sammanhanget, men detta ska ses som ett komplement till, och inte en ersättning av, den befintliga Historia-funktionaliteten.

Frågor och svar:
Aktiviteten visas på en ny flik.
Meddelande och detaljer har också spridits upp på två olika flikar.
Varje gång en användare läser en fråga skapar den en läshändelse.
Det spelar ingen roll om användaren läggs till i frågan som ansvarig, för information eller inte alls.
Om en användare kommenterar eller fattar ett beslut i en fråga loggas detta också.
Loggningen fortsätter även efter att beslut har fattats.
Om en användare laddar ner en CSV-fil loggas detta som en händelse i alla frågor på tavlan.
De senaste händelserna visas överst i listan.
Du kan söka efter en specifik användare.

Meddelanden:
Aktiviteten visas på en ny flik.
Varje gång en användare läser ett meddelande skapas en läshändelse.
Det spelar ingen roll om användaren meddelas i meddelandet eller inte.
De senaste händelserna visas överst i listan.
Du kan söka efter en specifik användare.

Filer:
Filaktiviteten visas under metadata i fildetaljer.
Avataren för varje användare som har läst eller laddat ner versionen av filen visas först som en summering.
Varje gång en användare öppnar en fil i visningsprogrammet eller laddar ner den skapas en ny händelse.
Om en användare laddar ner en ZIP-fil loggas detta som en händelse för alla inkluderade filer.
De senaste händelserna visas överst i listan.
Du kan söka efter en specifik användare.

Kopieringsfunktioner för eTendering

Nya kopieringsfunktioner för eTendering gör att du kan kopiera från anbud till anbud och från ett anbud till ett projekt. Dokument kopplat till en förfrågan kan kopieras, samma gäller förfrågningsunderlag och resultat som också kan kopieras till annat anbud eller pärm efter att anbudets slutdatum i källpärmen har passerat. Detta kan endast göras av administratören. Detta adderas till de befintliga funktionerna för att kopiera från projekt till anbud och kopiera inuti anbud. Kopieringsfunktionerna följer det kopieringsmönster som vi använder på andra ställen i bokhyllan.

Ytterligare 16 fina förbättringar!

• Radera flera deltagare samtidigt
• Lägg till flik syns överst när du redigerar flikstruktur i en pärm
• ctrl/command+klick på dokument öppnar dokumentet på en ny flik
• Menyn med tre punkter är nu lättare att upptäcka och konsekvent inuti en cirkel överallt i systemet
• Det är nu möjligt att söka roller i Q&A när man gör rolltilldelning
• Användarinställning för att dölja/visa meny i bokhylla och pärm är nu sparad
• Ladda upp meddelande stängs automatiskt efter 5 sekunder och att lägga till deltagare använder samma meddelande som ett bevis på konceptet
• Vissa knappar är nu lättare att upptäcka: Skapa pärm, ladda upp filer.
• Det är möjligt att flytta dialogrutor (nästan överallt)
• Det är nu möjligt att radera hyllor som är tomma
• Rullgardinsmenyn för roller i lägg till/redigera deltagare har nu en nära botten i sidfoten
• Rätt beslutsfattare visas nu på Fråga & Svar-kortet
• Knappen redigera flikar är nu lättare att hitta på en navigeringsflik
• Det är nu möjligt att redigera en deltagare direkt från åtgärdsfältet när du väljer en deltagare
• Skapa hylla-knappen nås nu lätt från bokhyllans meny
• Klicka utanför dialogrutor stänger inte längre dialogrutan

 

 

2022-05-18
Förbättringar meddelanden och pärmbeskrivningar 

Meddelanden:

• I meddelanden har vi introducerat möjligheten för den som skriver att bestämma om valda deltagare/grupper eller alla deltagare i pärmen ska få notifikationer om meddelandet.
• Layouten i meddelanden har förändrats för att klargöra vad som är rubrik och vad som är det faktiska meddelandet.

Pärmbeskrivning:

• Möjligheten att lägga till länkar i pärmbeskrivningen har introducerats. Det är möjligt att ange vilken text som ska synas och vilken länk den ska leda till

 

2022-04-19
Office Online tillgängligt för alla användare

Office Online finns tillgängligt för alla användare av iBinder.

Möjligheten att öppna och redigera Word-, Excel- och Powerpoint-filer i Office Online från fil-listan i en flik har tillgängliggjorts.

Funktionen nås antingen från funktionsraden (verktygsfältet ovanför fillistan) eller från filalternativ (de tre prickarna). När du öppnar ett dokument för första gången kommer du uppmanas att logga in med ditt Microsoft-konto.

Användare kan samarbeta när de editerar en fil. Om en användare öppnar en fil och en annan användare öppnar samma fil så editerar de båda samma version samtidigt. Alla ändringar från båda användarna sparas till samma nya version när alla användare lämnat filen.

När flera användare editerar samtidigt kan man se ändringarna och var den andra användaren befinner sig i realtid.

Man lämnar filen genom att klicka på filnamnet i övre vänstra hörnet och välja önskad plats i iBinder.

Följande filformat stöds

• .docx
• .xlsx
• .pptx

 

2022-03-03
Begränsa flikar till utvalda användare

Idag släppte vi funktionen där pärmadmins kan sätta vilka användare och/eller grupper som får göra saker i flikar. Admin kan antingen sätta fliken som att 1) endast utvalda får skriva i fliken men alla andra får se fliken och dess innehåll eller 2) låsa och gömma fliken för alla andra än valda användare och/eller grupper.

Vi har även förbättrat sättet att välja användare och grupper för låsta flikar. I funktionen kan admin söka efter användare eller grupper för att välja dem.

Där grupper tidigare varit satta som de enda som får något av alternativen är nu överflyttade till den nya funktionen, så ingen ändring har skett i de pärmarna.

Funktionen är släppt i hela plattformen idag och är tillgänglig i alla skapade pärmar.

2022-02-15
Förbättrad användarprofil

Förbättrad användarprofil finns tillgänglig för alla iBinder användare

Den nya funktionaliteten låter användare ange och redigera information i sin profil inklusive profilbild. Användarprofilen är indelad i fyra olika flikar:

• Profil - ange och editera personlig information
• Företag - ange och editera företagsinformation
• Notifikationer - ange vilka e-postnotifieringar som ska skickas
• Kontoinställningar - ange språk och avgör om profilen ska vara sökbar

 

När en användare har en profilbild, visas den där användarens initialer tidigare visats - till exempel i deltagarfliken eller när man ställer och besvarar frågor i Frågor & svar.

Senast uppdaterat: 10 dec. 2024